Referat fra bestyrelsesmøde i Elefanthøjen 4. juni 2019 kl 18.00

 

Til stede: Berit, Tove, Jørgen, Torben, Jens

Afbud fra: Marianne, Søren

Sted: Hos Torben i have nr. 71

 

Godkendelse af referat fra sidste møde:

Godkendt med enkelt bemærkning om forbytning af ansvarlig for en opgave.

Nyt fra formandsskabet:

Havevandring:

Bestyrelsen er i forbindelse med mødet på havevandring og ser med tilfredshed at sæsonen er godt i gang og at flere haver er i gang med spændende projekter.

Bestyrelsen bemærker også at flere havers rabatter og hække er fyldt med ukrudt. Bestyrelsen beder om at de enkelte haveejere lige kontrollerer og får luget.

Hjemmesiden:

Der kommer nyhedsmail fra Kreds og Forbund som med fordel kan fordeles via hjemmesiden. Søren som er ansvarlig for hjemmesiden bedes om at oprette to nye faner med hhv. ”Kredsen og Forbundet”.

Præmiehaver:

Torben og Jørgen vurderer om der er haver der skal indstilles til præmiering. Haver der har fået præmie indenfor de sidste 5 år er udelukket.

Status på arbejdet med:

Vedtægter: Ordlyd for vedtægtsændring vedr. ”stilletid” indarbejdes sammen med en generel revision af teksten og fremlægges på generalforsamlingen i november. Tove og Berit er ansvarlige.

Persondatalovgivning: Ikke behandlet på dette møde

Ventelisteregler: Revideret forslag gennemlæst. Fremlægges mhp. vedtagelse på generalforsamlingen.

Nyt fra Kassereren:

Stort arbejde med inddrivelse af årlige kontingenter. Skyldes sandsynligvis overgang til ny opkrævningsmetode. Alle har dog betalt.  Forsinkelser vil fremadrettet blive gebyrpålagt. Adresseres på generalforsamlingen.

Nyt fra bestyrelsesmedlemmer, vurderingsmænd og suppleanter:

Ingen punkter behandlet.

Evt.:

Bommen er repareretfor anden gang. Bestyrelsen udtrykker stor tak til Peter D. for hjælpen. Torben sørger for at takken også bliver lidt mere håndgribelig. Hvis bommen ødelægges igen, har vi ikke materiale til yderligere reparation. Første gang bommen blev ødelagt, kostede det 5000kr.!!

Arbejdsdag: Stor tilfredshed med at seneste arbejdsdag blev afholdt en lørdag. Stort fremmøde. Næste fælles arbejdsdag er LØRDAG DEN 14. SEPTEMBER kl. 9.30.

Suppleanterne i bestyrelsen: Udfører også et stykke værdifuldt arbejde for haveforeningen. Bestyrelsen fremlægger forslag på generalforsamlingen til honorering.

Kommunen er kontaktet flere gange vedr. indkørsel via uaflåst bom via tennisklubben. Kommunen har svaret, at så længe arbejdet med svømmehallen pågår, kan bommen ikke aflåses. Som følge af tiltagende uautoriseret trafik, til især fodboldbanerne, kontakter Jens kommunen igen.

Skærver: Jens spørger kommunen efter flere skærver til p-pladsen.

Næste møde – hvor og hvornår:

Onsdag den 18. september kl. 19.00 hos Jens på Vesterhavnen 17.

 

Referat

Bestyrelsensmøde torsdag d. 21. marts 2019.

 

Forlængelse af lejekontrakt med Nyborg kommune:

 Forlængelse med 1 år af nuværende lejekontrakt med Nyborg kommune er underskrevet, meddeler formanden.

Repræsentanter til kredsforeningen og kolonihaveforbundet:

Kasseren fortæller at der tidligere har været repræsentanter med til Kredsforeningen. Men ingen afra den nuværende bestyrelse ønsker at deltage, hvilket meddeles Kredsen.

Status på arbejdet med:

 

  • Vedtægter – Tove skriver rettelsen omkring vedtægter og kommer med udkast til næste bestyrelsesmøde.
  • Persondatalovgivning – Udkast udfærdiges til næste møde af Tove.
  • Ventelisteregler – Jens kommer med et udkast ud fra den snak vi havde på generalforsamlingen, omkring venteliste med bemærkning som pris ønsker m.v.

 

Nyt fra kassereren:

 

Der er p.t. kun 10 bitz tilbage i beholdningen. Berit udfærdiger en liste over de medlemmer der har købt ekstra bitz. Det vedtages at man blot kan eje 2 bitz pr. have fremadrettet.

 

Både kasser og formand meddeler forsøg på svindel pr. mail. Sagen er meldt til Danske Bank Freud Team og Politiet.

 

Status omkring Have nr. 46:

 Sagen forventes afsluttet. Og meddeler iøvrigt at den tidligere ejer Jasmin, har modtaget sit gebyr til Kredsen retur.

 

Eventuelt.

 Åbning for vandet sker i uge 14. Formanden sender et skriv ud til alle medlemmer, med besked om at man skal huske at lukke for alle haner. Samme meddelse sættes op i kassen ved indgangen til Haveforeningen.

 

  • Parkering – Medlemmerne henstilles i samme skriv som omkring åbning for vandet, at overholde parkeringsreglerne.

 

  • Arbejdsdag forår 2019 – bliver lørdag d. 27.4.2019 kl. 9.30. Medlemmerne informeres herom. Bestilling afsandwich og drikkelse sker efter optælling af antal fremmødte.

 

  • Generalforsamling 2019: lørdag i november måned, altså 9.11.2019.

 

  • Dræn i jorden – Der gøres opmærksom på at det er ulovligt at udlede kloakvand i de eksisterende dræn.

 

Næste bestyrelsesmøde:

 

Afholdes 4.6.2019 kl. 18.00 hos Torben i haven (afventer dog endelig tilbagmelding fra formanden pga. manglende arbejdsplan).

 

______________________________________________________________

Referat

Bestyrelsensmøde torsdag d. 7.2.2019

 

Forlængelse af lejekontrakt med Nyborg kommune:

Lejekontrakten er en forlængelse af eksisterende for 1 år, og blev enstemmigt vedtaget.

Vedr. klage Have 46:

Formanden gennemgik sagens gang:

  • Primo sept. 2018 – Vurderingen blev foretaget og dernæst tilbudt emne fra ventelisten.
  • Emne fra ventelisten bliver tilbud have 46 med oplysning om den vurderede pris.
  • Ejer utilfreds med vurdering og 10.11.2018 var kredsen tilstede for nyvurdering. Kredsen kommer frem til en ny vurdering på 140.000 plus 2000 for Velux vindue. Prisforskellen består i den indvendige beklædning samt den høje træterasse ovenpå restjorden fra nedgravning af tank.
  • Hverken synsmand Torben eller formand Jens, får besked om det ny syn har fundet sted, men erfarer på kredense hjemmeside at vurderingen er foretaget og udfaldet heraf i dec. 2018.
  • 12.2018 modtager kassér Berit mail fra tidligere ejer som bl.a. beskriver bestyrelsen som korrupte.
  • Ny ejer Michael accepterer den ny pris.
  • 12.2018 Synsmand og bestyrelsesmedlem Marianne overværer overdragelse af have nr. 46.
  • Januar 2019 – tidl. Ejer har klaget over sagens gang til kredsen og kredsen udbeder sig en forklaring.
  • Det besluttes på bestyrelsesmødet 7.2.2019 at formanden formet et skriv til kredsen som sendes til gennemsyn til bestyrelsens medlemmer forud for fremsendelse til kredsen.

Temadag 9.2.2019:

Aflyst.

Indbrud nr. 51:

Indbrud i de 2 skure mod mark, men ingen ting synes taget.

 

Hængelås:

Kommunen har sat utallige hængelåse på ved indgangen til Tennisklubben, men disse synes at blive fjernet af ukendte årsager.

 

Næste bestyrelsesmøde:

Afholdes 21.3.2019 kl. 18.00 hos kassér Berit, på hendes hjemmeadresse.

________________________________________________________________________________

Referat

Konstituerende Bestyrelsesmøde onsdag d. 21.11.2018

Fordeling af roller:

Formand – Jens Piilgaard

Næstformand – Tove Bøgely

Kasser – Berit Sønderskov

Bestyrelsesmedlem og vurderingsmand – Torben Lynge Nielsen

Bestyrelsesmedlem og sekretær – Marianne Buene

Bestyrelsessuppleant 1– Søren Møller

Bestyrelsessuppleant 2 og Vurderingsmand Jørgen Nielsen

 

Fordeling af opgaver:

Formanden fortalte om alle de opgaver der forligger, og som stort set alle tidligere, har fungeret under tidligere kasser Jørgen Hansen. Efter Jørgen Hansens udtræden af bestyrelsen i utide pga. sin sygdom, har disse opgaver forsøgt løst bedst muligt og løbende som man fik overblik og indblik i disse.

Hjemmeside:

Det blev besluttet at tidligere bestyrelsesmedlem og i dag Suppleant Søren, fortsat vedligeholder Elefanthøjens hjemmeside i fremtiden. Søren fik tillige tilladelse til at hjemkøbe en fagbog  til hjælp i fremtiden. Der er tidligere betalt for hjælp hos Line Bækkelund, og denne hjælp kan der stadig trækkes på.

Mht. hosting af hjemmesiden, forsøger Berit at lave en aftale om automatisk betaling, således at vi undgår at opleve at hjemmesiden er ”nede”igen, pga. manglende betaling.

Opdatering af vedtægter (efter generalforsamlingen): Disse vil blive redigeret af Næstformanden angående beslutningen om at ”Stilletiden” skal ændres til 0 timer.

Næstformanden  gennemlæser samtidig vedtægterne igennem, og forslag til yderligere ændringer tages op på næste generalforsamling i 2019.

 

Venteliste-regler: Disse regler skal også op til næste generalforsamling. Vedtægterne skal ikke omfatte den vedtagne beslutning på generalforsamlingen, omkring den midlertidige beslutning.

En arbejdsgruppe nedsættes til næste års forslag omkring venteliste bestående af hhv. formanden, næstformanden og sekretæren.

Torben ligger især vægt på den økonomiske tredeling, som en god idé.

 

Ankesag omkring Vurdering af Have 46:

Formanden refererede til salg af have 46 hvor sælger ikke var tilfreds m. vor vurdering, og derfor er denne anket til kredsen. Tidligere er det dog set at netop kredsens vurderinger, ligger under vurderingen sat af Elefanthøjens vurderingsteam.

 

 

Opfølgning efter markvandring d. 8.11. med kommunen:

Aftaler efter seneste markvandring er nedfældet i referat fra kommunen og blev gennemgået på mødet. Brev/aftalen fremsendes bestyrelsens medlemmer.

 

 

Persondatalovgivning:

Formanden fremsender udkast fra foreningen til sekretær Marianne Buene, som gennemgår udkastet og tager tvivlspørgsmål  op på et kursus hun står for at skal på.

 

Brandforsikring:

Formanden fortæller om et forslag fra et forsikringsselskab om en brandforsikring med kvantumsrabat ved min. 10 havers tilslutning. Såfremt dette skal tages op, skal dette forelægges generalforsamlingen.

 

Fratrådte bestyrelsesmedlemmer:

Som tak for de fratrådte medlemmers indsats, blev medlemmerne begavet med 2 flasker vin hver især.

 

Næste bestyrelsesmøde:

Afholdes 7.2.2019 kl. 18.00 på Roeds. Inviterede er bestyrelsen, suppleanter, og de 2 revisorer som tak for året der gik.

 

______________________________________________________________________________

Referat fra bestyrelsesmøde i Elefanthøjen

Onsdag den 3.10.2018

Til stede: Jens Piilgaard Nielsen, Torben Lynge Nielsen, Jørgen Nielsen, Søren Møller

Afbud: Kirsten Wissing, Hans Skovridder, Berit Sønderskov

 

1

Program for generalforsamling i Elefanthøjen justeres og udsendes. Findes også på hjemmesiden.

2

Udsendelse af ovenstående inkl. bilag planlægges. Pga. omstændighederne eftersendes godkendt regnskab senere, men før generalforsamlingen.

3

”Skidt”-breve til haverne 38B og 58 besluttes udsendt.

4

Eneste have der aktuelt er til salg er nr. 46. Bestyrelsen er dog usikker på om den faktisk er til salg. Bestyrelsen er vidende om, at der er afgivet købstilbud svarende til vurderingsprisen. Bestyrelsen er foruroliget over forlydender over krav om en salgspris, der ligger udover den maksimale pris (som er vurderingsprisen). Bestyrelsen tager kontakt til Kolonihaveforbundet med henblik på foranstaltninger mod dette.

5

Der er valg til en række poster i Elefanthøjen. Selvom flere modtager genvalg, vil der også være ledige pladser og bestyrelsen opfordrer til at man melder sig til at gøre et stykke arbejde for og i foreningen.

 

Nyborg den 6.10.2018

Jens P N

Formand

 

___________________________________________________________________________________________________

 

REFERAT

Bestyrelsesmøde i Haveforeningen Elefanthøjen 29. august 2018

Til stede:           Berit Sønderskov, Jens Piilgaard Nielsen, Søren Møller, Torben Lynge Nielsen, Jørgen Nielsen

Afbud:               Kirsten Wissing (suppl.), Hans Skovridder Jørgensen

 

Dagsorden:

Regnskab og budget:

Det ser fornuftigt ud. Ikke revideret endnu, 2018 ser ud til at være i balance med budgettet. Der ser ud til at være et lille overskud på 2000 kr. Udsendes før generalforsamlingen.

Generalforsamling

  • Tid:
  • Lørdag den 10. november kl. 10.00
  • Sted:
  • Nyborghallerne, lige som sidste år
  • Servering:
  • Som vanligt
  • Dagsorden:
  • Udsendes jf vedtægterne. Søren sørger for dette inkl. får overblik over hvem der er på valg. Især nye haveejere bedes overveje at stille op. Tilmelding til generalforsamlingen bliver til Berit.
  • Indkomne forslag:
  • Der er et fra Finn i have nr. 30. som udsendes med general forsamlingsdagsordenen
  • Honorar:
  • Formand og tidligere kasserer får honorar. Berit undersøger i Kredsen om der er nogen generelle retningslinjer. Forslag til justeringer forventes.

Ventelisten:

  • Regler for ventelisten

Der er ingen ledige haver. Vi er forpligtet til at føre en venteliste. Der er allerede 4 personer på listen. Der er aktuelt ingen regler for ventelisten. Berit undersøger om der er generelle regler for ventelister til haver. Der kommer forslag til regler for venteliste efterfølgende.

Orientering

Møde med Kommunen den 23. august vedr. orientering om lokalplaner for kolonihaverne i Nyborg:

Søren var med til mødet der drejede sig om lokalplanerne for kolonihaverne på ”slotsområdet” og forlængelse af kontrakter for haveleje. Lejekontrakterne forlænges 1 år mens kommunen færdiggør lokalplanerne.

Mail fra kommunend. 23. august. Kommunen går i gang med udskiftning af stophaner sidst i september:

Torben har den 30.8. været med kommunen rundt i elefanthøjen som forberedelse.

Mail fra Solvejg fra Kredsen d. 22. august. Der tilbydes opfrisker kurser i vurdering:

Det er ikke aktuelt for Elefanthøjens vurderingsmænd. Torben og Jørgen er opdaterede.

Evt:

Arbejdsdag mhp lugning:

Vi planlægger endnu en arbejdsdag i efteråret. Dato følger snarest. Jens skriver til kommunen og spørger efter grus og skærver. Vi gør opmærksom på at det er havejernes pligt også at luge uden for deres haver og udtil midten af vejen.

Hjemmeside:

Er tilsyneladende ude af drift. Vi mistænker at vi ikke har fået betalt for den nødvendige ”hosting”. Søren undersøger og sørger for at hjemmesiden kommer i drift igen.

Installationer:

Kontakt til kommunen mhp oversigt over vores WC og afløbsinstallationer. Jens tager kontakt.

Bom + ”bitz”:

Det synes stadig at være besværligt at anvende den elektroniske bom-åbner. Jens tager kontakt til Nyborg- EL for at høre om der kan gøres noget.

”Skidtbreve”:

Der er i sommerens løb blevet afsendt 2 ”skidtbreve”. De omfattede haver har på bedste vis fået rettet op på forholdene. Tak for indsatsen!

Bestyrelsen har endvidere drøftet hvilken standard vi skal gå efter. Der er foreløbig en holdning til at være tolerant. Desværre er der aktuelt endnu et par haver der synes at nærme sig grænsen for denne. Bestyrelsen tager kontakt til disse haver. Bestyrelsen beder mindeligt om at man passer godt på sin have, se også ovenfor under ”Arbejdsdag”. Alternativt drøftes det at foretage generelle haveinspektioner et par gange om året.

 

 

Nyborg 1. september 2018 / JPN

 

 

____________________________________________________________________________________________________

Referat fra Bestyrelsesmøde i Haveforeningen Elefanthøjen onsdag den 18.4.2018, Nyborg

Til stede: Torben, Kirsten, Søren, Jens, Berit

Afbud: Hans, Jørgen N.

 Dagsorden: 

Bestyrelsesmødet var indkaldt grundet Jørgen Hansens ophør som foreningens kasserer og med henblik på at fordele opgaverne blandt bestyrelsens medlemmer.

Ny kasserer:

Berit Sønderskov er ny kasserer frem til generalforsamlingen efteråret 2018, hvor nyvalg sker. Berit træder samtidig ud af rollen som revisor, og hendes ansvar overtages af revisor suppleant Peter Dahlsen

Vurderinger og byggesager:

Torben Lynge Nielsen overtager ansvaret for vurderinger og havesalg samt ansvaret for øvrige byggesager. Vurderingerne foretages i samarbejde med Jørgen Nielsen.

Kontakt til Nyborg Kommune, Kredsen og Kolonihaveforbundet:

Jens Piilgaard Nielsen overtager det primære ansvar for disse kontakter. Der kan dog sagtens være enkeltsager, hvor det er mere praktisk med et andet direkte kontakt-ansvar.

Hjemmeside, www. Elefanthoejen.dk :

Opdateringer af hjemmesiden og oplægning af nyt materiale varetages fremover af Søren Møller

Jørgen Nielsen:

Har hidtil været suppleant og indtræder som medlem af bestyrelsen

Præmiering af haver:

Hans Skovridder Jørgensen udpeges til at overtage området med at sørge for præmiering af haver, præmiefest og liste over tidligere præmierede haver.

 Øvrige:

Opgaverne er for nærværende fordelt blandt de allerede valgte medlemmer og suppleanter. Hvis der er andre, der ønsker at bidrage, må man endelig sige til.

Bestyrelsen vil for nærværende IKKE påtage sig opgaven med at koordinere tømning af opsamlingstanke ved Rosilde Højgaard. Hvis der er nogen, der vil koordinere, må vedkommende meget gerne melde sig. Tidligere har der været koordinatorer for dette. Hvis disse stadig kan eller vil koordinere, må de meget gerne fortsætte.

Alternativt foreslås det, at det enkelte medlem ringer til Rosilde Højgaard og beder Rosilde tømme medlemmets tank næste gang Rosilde alligevel er i haveforeningen.

 

 

Med venlig hilsen

Jens Piilgaard Nielsen, formand

Nyborg 22. april 2018

 

 

PS

Arbejdsdag:

Fredag den 20. april kl 10.00 var der arbejdsdag i Elefanthøjen. Med 13 fremmødte på foreningens p-plads var der mulighed for at få ordnet de opgaver, der var listet.

  • Opfyldning af huller i vejene
  • Ordne vores p-plads
  • Rydde op i rabatter ved bom/indkørsel og såning af ”blomstereng” i den side, hvor udhængsskabet står (vi glæder os til at se resultatet)
  • Gen- placering af to sten ved indkørslen

På foreningens regning blev der indkøbt øl og vand samt afslutningsvis en sandwich. Tak til de arbejdsomme fremmødte.

__________________________________________________________________________________________

 

 

 

Referat fra Bestyrelsesmøde i Haveforeningen Elefanthøjen onsdag den 14.3.2018, Nyborg
Til stede: Torben, Hans, Søren, Jens
Afbud: Jørgen, Kirsten

Punkter:

Opfølgning på møde fra kommunen:
– levering af grus og andre materialer:
Vi er blevet lovet materiale til opfyldning af huller i vejene. Jens rykker for materiale. Vi beder kommunen placere det på haveforeningens parkeringsplads.
– oprensning af grøft:
Oprensning af grøften ud mod marken er ikke sket svarende til vores forventninger. Dialog herom med kommunen genoptages. Vi mener det er siderne der er skredet ned i grøften. Det er ikke haveaffald der er smidt i grøften. Siderne er skredet ud for haverne 5, 6, 7 og 65.
– udskiftning af stophaner:
Kommunen har givet tilsagn at det er deres ansvar at skifte defekte stophaner. Jørgen mangler fortsat svar fra enkelte haveejere, før vi kan afsende det fulde behov for udskiftning/reparation til kommunen.
Arbejdsdag:
Vi fastsætter fredag den 20. april som arbejdsdag. Vi starter kl. 10.00. Vi mødes på foreningen parkeringsplads. Der vil i forbindelse med arrangementet blive sørget for drikkevarer og vi forventer at slutte af med en ”bid brød”.
Opfyldning af huller i vejene
Ordne vores p-plads
Luge rabatter ved bom/indkørsel
Gen- placere to sten ved indkørslen
Andet
Vand, hvornår åbner vi:
Vi har endnu ikke hørt fra kommunen. Vi forventer at det sker når frosten er gået af jorden og Ko-græs lauget er klar til at sætte deres køer på græs. Jørgen forventes at få besked fra kommunen.

 

Tyverier, kan vi gøre noget for at forhindre dem:
Debatteret uden at der kom nogen forslag. Alle udtrykker deres ærgrelse over at haveforeningen skal udsættes for ”den slags drengestreger”.
Andet og mere:
Vurderingskursus den 21.4. Program fremsendt til vurderingsansvarlige der opfordres til at melde sig til kursusdagen.
Næste bestyrelsesmøde september eller oktober forud for generalforsamling 2018.

 

Referat ved Jens P N, formand, Nyborg den 20. marts 2018