Bestyrelsesmøde i Elefanthøjen tirsdag d. 30. april 2024.

 

Tilstede var: Jens Piilgaard, Tove Bøgely, Søren Møller, Berit Sønderskov, Lone Ibdal
og Mia Bender Kristiansen.

  1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde.
    Referat godkendt.
  2. Nyt fra formanden:
    Have nr. 61 har forespurgt om nedrivning og opførelse af ny udestue på samme placering.
    Jens skriver til have nr. 61 med svar, at dette er godkendt såfremt der tages højde for lokalplan og at gældende regler for materialevalg og afstandskrav overholdes.Have nr. 32 har forespurgt til regler omkring kemiske bekæmpelsesmidler i Elefanthøjen.
    Svar:
    5 i Kommunens ordensreglement: Det er forbudt at anvende kemiske plantebeskyttelsesmidler til beskyttelse, bekæmpelse og regulering af plantevækst i kolonihaverne.
    Dette betyder, at uønsket vækst af enhver art bekæmpes med håndkraft.
    Tove laver skrivelse vedr. disse regler til alle i Elefanthøjen. (Nyborg Kommunes reglement)
  3. Nyt fra næstformanden:
    Affaldscontainere som befinder sig på parkeringspladsen ved Tennisklubben er med lås. Der er ”kun” 2 containere til restaffald og dette kan vise sig at være for lidt. Vi henstiller til at ALLE vurderer om egen måde at sortere affald kan forbedres. Jo mere vi sorterer, jo mindre restaffald bliver der.
    Tove laver skrivelse til alle medlemmer om sorteringsregler.
    Derudover skal vi alle være opmærksom på at det IKKE ER TILLADT at bruge de 3 skraldespande ved den el-bommen. Disse er private og ikke til brug for Elefanthøjen eller deres gæster.Der er 2 nøgler til bom ved Tennisbanerne og el-bommen. Den ene nøgle har Tove afleveret til Berit og den anden befinder sig i nøgleskabet. Sidstnævnte flyttes til El-bommen.
  4. Nyt fra sekretær:
    Der er afbud til denne aftens bestyrelsesmøde fra Puk og der lægges op til at de gange Puk ikke har mulighed for at deltage, overtager Mia sekretæropgaverne.
  5. Nyt fra kassereren:
    Økonomien ser fornuftig ud og der er p.t. ikke kommet nogen uforudsete udgifter.
    Der er en enkelt have som efter betalingspåmindelse af leje endnu ikke har betalt foreningens tilgodehavende.
    Berit sender brev med besked om opsigelse såfremt betaling ikke forfalder snarest.
    § 7.1 i vedtægterne for haveforeningen ”Elefanthøjen”:
    Foreningens bestyrelse er berettiget til at ophæve den indgåede lejeaftale, hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, og medlemmet ikke har betalt restancen senest 14 dage efter at skriftligt påkrav er afsendt til medlemmets mailadresse og folkeregisteradresse.
    Venteliste pr. 15. februar:
    Der er p.t. 27 på venteliste.
  6. Nyt fra Kredsen:
    Intet nyt.
    Berit sender referat fra seneste kredsmøde til Søren som lægger det på Elefanthøjens hjemmeside.
  7. Nyt fra Haveudvalget:
    Aktivitetsdag/havedag d. 28. april 2024 måtte desværre aflyses pga. manglende materialer fra Kommunen.
    Jens har rykket kommunen flere gange uden resultat.
    Ny aktivitetsdag er sat til lørdag d. 25. maj 2024 kl. 10.00
    Berit sender besked til alle medlemmer og Jens hænger seddel op i glasskab ved el-bom.Tove fortæller at der er udfordringer med en have hvor affald smides over hegnet uden for egen grund og dette er ikke tilladt. Der henvises til Kommunens ordensreglement:

     

    5: Grønt affald må komposteres i haven eller anbringes i containere, såfremt sådanne er opstillet i kolonien. Alt andet affald skal medtages til hjemmet. Haveaffald må under ingen omstændigheder henkastes i havekoloniens område eller i omegnen.

    Der er udfordring med en have hvor afløb fra vask ledes direkte ud i rende ved engen. Dette er ikke tilladt og Haveudvalget tager hånd om dette ved næste havedag.

    Vedligeholdelse af fælles veje:
    P.t. er den bedste løsning at køre skærver ud i hullerne 3-4 gange årligt.
    Bender Anlæg (Brian) indhenter pris på leje af traktor, minilæsser og vejhøvl til afretning af veje. Evt. efterfølgende tromling.
    Ønske kunne være at udlægge skærver i vejens fulde bredde i hele kolonien. De steder hvor dette allerede er gjort, er der ikke udfordringer med huller i vej.
    Dette kunne være en billigere løsning for Elefanthøjens medlemmer, idet skærver muligvis kan leveres af kommunen vederlagsfrit.

          Biodiversitet:
          Tove tager kontakt til Havekonsulenten og får inspiration til hvordan man evt. kan hjælpe                                  biodiversiteten på vej i havekolonien. Dette tages op på næste møde.

         Nyt fra bestyrelsesmedlemmer:
          Intet

  1. Hovedemne: Dræn/vand i Elefanthøjen.
    Som det er alle bekendt, har den forgangne vinter og foråret medbragt store mængder regn og Elefanthøjens haver har flere steder stået med blankt vand. Dette er en udfordring for alle og der er kommet mange løsningsforslag til bestyrelsen af mundtlig vej.

     

    Jens fortæller, at han har rykket kommunen vedr. spuling af dræn i Elefanthøjen, men vi ved ikke om dette i skrivende stund er udført.

    Jens skitserer flere scenarier som vi kan betragte/overveje:
    Skal vi lade naturen gå sin gang?

  2. Kan der drænes yderligere i forhold til den løsning der allerede er etableret?
  3. Skal vi have en pumpeløsning og i givet fald hvor skal vandet så pumpes hen?
  4. Skal vi bede kommunen grave en stort hul (sø) til overfladevand hvor vi kan dræne til (bagerst på fodboldbanerne) ?
    5. Mulighed for at Elefanthøjen køber 1 til 2 have i kolonien og konverterer dem til overfaldebassiner?

 

        Jens kontakter Stig Pedersen (Kloakmester) med henblik på kvalificering af løsningsmuligheder eller              om der skal indhentes vejledning ved anden sagkyndig?

        Bestyrelsen er klar over, at det er et langsigtet projekt, som kun lader sig gennemføre i tæt dialog med            kommunen.

       Tove foreslår at bestyrelsen tager kontakt til Skovly Havekoloniforening og for at se hvilke tiltag de har           lavet?

     Der er foretaget en mindre oprensning af rende ved en enkelt have ud mod engen og dette gav                      øjeblikkelig resultat i 2 haver. Forslag om større oprensning af renden langt egnen. Jens tager kontakt til        Nyborg Kommune vedr. oprensning af rende mod eng.


  1. Intet
  2. Næste bestyrelsesmøde
    3. september 2024 kl. 18,00 hos Lone Ibdal
    (Elefanthøjen 15)Således hørt og opfattet af Mia Bender Kristiansen

———————————

Referat vedr. bestyrelsesmøde d. 6/2-24

Tilstede var Jens, Torben, Søren, Tove, Berit, Lone og Puk.

 

Formanden:

Vi afventer svar vedr. lejeaft. fra kommunen. Forhandling af lejeaftalen sker mellem Nyborg kommunes jurister og Kolonihaveforbundets jurister. Deadline kendes ikke. Se også nedenfor.

Rep. Af stophaner i nr. 40-24-27B er bevilget og sker når vejrliget tillader det.

Vi ønsker fortsat reparation svar af foreningens veje. Kommunen kender til vores ønske, men lover ikke noget.

Vi afsætter 10.000 kr. af i budgettet til renovation. Kommunen siger de er klar med ordning 1.3., hvilket vi tvivler på.

 

Kassereren:

Lejen er steget.

Der manglede 295 kr. dette er nu opklaret og rettet. (En havde betalt for meget og en betalt for lidt)

Vand er steget til 300 kr. pr. have.

Vi snakkede on hvad vores renovation koster, men det er vi ikke bekendt med. Vi forventer det bliver minimalt, og indeholdt i lejen

Såfremt kommunen ikke er på plads, har vi som vanligt 1 container indtil skolernes ferie og derefter 2 containere i skolernes sommerferie, 1 container herefter frem til efteråret.

 

Status på venteliste:

30 Regninger er sendt ud, 21 regninger er betalt, der er 3 som ikke længere ønsker at stå på venteliste. Der er 4 der mangler at betale, Berit følger op på disse. Vi har nu 27 på venteliste.

Der kommer regning (haveleje) ud efter vores generalforsamling som er d.9/3-24 kl.10.

 

Torben:

Den nye lejeaft. Imellem Elefanthøjen og Nyborgkommune er overdraget til forbundets jurister.

Puk:  ønsker info vedr. Vurderingskursus, hvis der kommer sådan et.

 

Generel info:

Dagsorden til generalforsamling skal sendes ud til medlemmerne.

Solvej fra Helletoften skal også inviteres som kredsformand

Bestyrelsen mødes lige efter vores generalforsamling vedr. fremtidige møder. Søren kan desværre ikke være deltage.

 

Der planlægges havedag/arbejdsdag i Elefanthøjen søndag den 28.april 2024

______________________________________________________

Referat fra

Bestyrelsesmøde i Elefanthøjen torsdag den 16. november 2023 kl. 17.45

Sted: Nyborg Strand

  1. Lejekontrakter :

 Intet nyt. Vi mangler udspillet. Der er møde på kommunen den 22.11. Jens og Torben deltager

 

  1. Forberedelse til havevandring med kommunen:

Punkter vi gerne vil have focus på: Veje, dræn, vand, kloak og affaldsordning

 

Næste bestyrelsesmøde – hvor og hvornår

25.januar 2024 hos Berit

________________________________________

Referat fra

Bestyrelsesmøde i Elefanthøjen torsdag den 7. september 2023 kl. 1900

Sted: Jens P N, Vesterhavnen 17, 1-3, 5800 Nyborg, kun kaffe og kage

 

Godkendelse af referat fra sidste møde: Intet møde siden generelforsamlingen

 

Nyt fra formandsskabet:

Formand:

Konstituering af bestyrelsen.

Forslår de gen-valgte fortsætter i de roller de har, og beder Puk om at dække sekretærrollen.

Se i øvrigt nedenfor under evt./prioriteret punkt

 

Næstformand:

Generel status renovation og status sæson 2023

Sædvanlige forviklinger i forbindelse med opstart. En anelse kaos i juni og vi har fået refusion for det fra renovationsfirmaet. Samlet bedre afvikling i 23. Ordning stopper når der lukkes for vandet.

 

Sekretær:

–

Nyt fra Kassereren:

Økonomi, regnskab

Vand er igen en stigende post og vi har fået ekstraregning på 6000 kr. i foråret. Der står 112.000 kr. foreningens konto.

Venteliste:

Status venteliste

Der er nu 30 på ventelisten og den lukker indtil der kun er 20 ventende.

 

Nyt fra bestyrelsesmedlemmer, vurderingsmænd, haveudvalget og suppleanter:

Pågående byggesager og vurderinger – evt. nyt: Gennemgang af haver for uhensigtsmæssig vækst pågår.

Præmiehaver 2023: Nr. 45 og 11 er blevet udtaget. Der følger invitation til fest den 4. november

 

Evt.:  Arbejdsdag søndag den 8. oktober kl 10. Invitation udsendes via Berit.

Nedenstående punkt er prioritet på mødet:

 

Udkast til leje- og ordensreglement fra Nyborg Kommune diskuteres

Kommentarer fra Forbundet diskuteres

Gennemgang ved Torben

Der har været møde mellem haveforeningerne og kommunen og efterfølgende kolonihaveforeningerne og Forbundet. Der er mange indsigelser til det udkast til nye udlejnings og ordensreglement der foreligger.

 

Beslutning om evt. yderligere kommentarer:

Vi bakker i vid udstrækning op om Forbundets kommentarer til udkastet til reglementet, vi ønsker dog fortsat at være den en part i lejekontrakten med kommunen.

 

Næste bestyrelsesmøde – hvor og hvornår:

16.11. på Hotel Nyborg Strand.

 

————————————————————————————–

Referat fra

Bestyrelsesmøde i Elefanthøjen onsdag den 26. januar 2023 kl. 18.00

Sted: Søren, Præstevænget 21

Frav: Hanne

 

Godkendelse af referat fra sidste møde den 17. august 2022

Godkendt

 

Nyt fra formandsskabet:

Lokalplan 320, status:

Tilfredshed med planen

Regler for overnatning

Regler for farvevalg

Byggetilladelse skal nu søges hos kommunen. (Ansøgning – tilladelse – ibrugtagningstilladelse)

Der er opgørelse over, hvem der har tanke. Nye tanke husk annsøgningsreglerne

 

Forlængelse af midlertidig kontrakt – 1 år

Kontrakten underskrevet

 

Møde med kommunen

Intet nyt

 

Næstformand:

Vedr. renovation

Beholderne skal graves ned ved tennisklubben.

Vi er spændte på, hvornår de nedgravede beholdere er klar. Meldingen lyder på, at de bliver lavet her i foråret. Vi afventer, hvad der sker. Vi kan blive nød til at gøre, som vi har gjort indtil nu.

Hvad betyder det betalingsmæssigt for os?

 

Sekretær

Intet nyt

Nyt fra Kassereren:

Økonomi, regnskab:

Bestyrelsen fik forelagt regnskab og budget. Det blev gennemgået, kommenteret og godkendt.

Revisionen reviderer det i februar.

Regning for haveleje sendes til betaling lige efter generalforsamlingen

 

Venteliste:

Der er nu 31 på listen. Kassereren syntes der skal lukkes for tilmelding indtil videre, drøfte hvor mange vi skal have stående

Bestyrelsen er enig i at lukke for tilmelding til ventelisten. Jens laver et oplæg om regler for antal på venteliste.

 

 

Kredsen:  

ref./nyt fra kongressen kolonihaveforbundet.

Kolonihaveforbundet diplom.

Vurderingskurser – flere i foråret

 

Kommunikation med Elefanthøjens medlemmer, evt. nyt.

 

Nyt fra bestyrelsesmedlemmer, vurderingsmænd og suppleanter:

Pågående byggesager og vurderinger –

Byggesag om nybygning i 38B

 

Tour de France – reetablering –

Bom ved tennisklubben er kommet op

 

Evt.:

Bomme

Bomme ud mod vest er kommet op

 

Opsamling fra jubilæet ved kassereren.

Fint arrangement

Under eventuelt på generalforsamlingen drøftes hvordan gaverne skal bruges

 

Nedenstående punkt er prioritet på mødet:

Forberedelse til generalforsamling 11. marts 2023

Forslag til punkter til formandens beretning ved generalforsamlingen :

Lokalplan 320, jubilæumsfest, præmiehaver, opsamling på tour de France, Masten, padelbanerne, bom, renovation og byggetilladelser

 

Valg til bestyrelse, suppleanter, vurderingsmænd og repræsentantskab

Valg af kasserer (Berit Sønderskov)

Valg af 1 bestyrelsesmedlem(Torben Nielsen)

Valg af bestyrelsessuppleanter( Lone Ibdal, Søren Møller)

Valg af revisorsuppleanter (Mette Porner, Bent Pedersen )

Valg af vurderingsmænd (Jens Finsen, Michael Aagesen, Torben Nielsen)

Valg til repræsentantskabet, 1 fra bestyrelsen og 1 af haveejerne

 

Forslag fra medlemmer

  • Forslag fra have 39: Sælger af hus bestemmer om huset skal sælges med indbo eller ikke.

 

Forsag fra formanden/bestyrelsen  

Prisblad

Havedag den 13. maj

———————————————————————–

Referat fra: bestyrelsesmøde i Elefanthøjen onsdag den 17. august 2022 kl. 18.00

1. Godkendelse af referat fra sidste møde den 11.5.2022.

Referatet blev godkendt.

2. Nyt fra bestyrelsen:

Nyt fra formandskabet:

Lokalplan 320, status

Lokalplan 320, som tidligere udsendt med høringssvar, sagen ligger nu i udvalget.

Træbommen ved indkørslen til parkeringspladsen ved tennisklubben:  

Torben skriver en rykker til kommunen om opfølgning på istandsættelsen efter Tour de France.

Kommunen har nu afkortet bommen, så der igen kan cykles forbi, men der mangler stadig istandsættelse af blomsterbedet til venstre for vejen.

Næstformand: Affaldsordning, kører det?

Tove kontakter Bo fra Reno Fyn: Fra denne uge går ordningen igen tilbage til tømning hver 14 dag. Det vurderes at det har fungeret fint med tømning hver uge i sommerferien.  

Sekretær: Evt. Nyt? 

Intet.

Nyt fra Kasserereren:

Økonomi, regnskab, evt. nyt

Foreningen har en god og sund økonomi.

IT udgifterne er steget, Søren og Berit finder ud af om vi kan nøjes med det der tilbydes til 450 kr., hvorefter der tages endelig stilling til IT..

Information og øvrig kontakt fra ejere/brugere af kolonihaver, evt. nyt: 

Bestyrelsen ønsker at ændre Info punktet på hjemmesiden, til direkte henvendelse til bestyrelsen, Det vil lette kommunikationen. Berit og Søren får set på hjemmesiden og erstatter punktet: Info til: Kontakt til bestyrelsen.

Status el-bom 

Der skulle nu være styr på alle nøgler til bommen.

Ventelisteregler, evt. nyt 

Ventelisten er d.d. opdateret, der er pt. 25 på ventelisten.

Som forenkling af kommunikationen med nye der ønsker optagelse på listen, varetager Berit alle henvendelser, kommunikation til og fra, samt udsending af regninger.

Kredsen: Evt. Nyt 

Kolonihaveforbundet afholder Kongres d. 10. september.

Fra Kolonihaven Elefanthøjen, ønsker vi at drøfte med kredsen, hvad de kan tilbyde de enkelte kolonihaver, og hvorledes kredsen varetager de fælles opgaver i foreningerne, så vi har et fælles overblik over hvad vi kan forvente fra kredsen.

Nyt fra bestyrelsesmedlemmer, vurderingsmænd og suppleanter:

Pågående byggesager og vurderinger – evt. nyt

Intet nyt.

 

3. Evt.:

Hjemmesiden: 

Søren har opdateret hjemmesiden med de nyeste vedtægter.

Haveudvalg: havevandring og evt. skidtbreve. Status el-bom.

OBS OBS:

Bestyrelsen har en reminder om, at vi alle skal være OBS på ikke at have græs og andet haveaffald liggende i haven/på parkeringspladserne, da der særligt nu er observeret en del rotter i haverne, som gemmer sig i affaldsbunkerne.

Flere ejere har henvendt sig vedr. rotter, så husk at få affaldet kørt bort, og husk ikke at have affald liggende i mere end få dage. Alle der observerer rotter skal rette henvendelse til kommunen, så der kan opsættes kasserne i de haver hvor de observeres.

Præmiehaver/præmiefest 28. Oktober.

Tove kontakter kredsen vedr. præmiehaver i Elefanthøjen.

Berit deltager fra kredsen og Tove deltager fra bestyrelsen til præmiefesten d. 28. september, Berit videresender invitationen fra kredsen.

Arbejdsdag: 

Næste arbejdsdag afholdes d. 24. september kl. 10. Berit sender besked ud til alle haver med tilmelding til frokost, så HUSK at tilmelde jer til frokosten, såfremt I gerne vil deltage i denne, efter endt arbejde. Bestyrelsen indkøber mad og drikke til de tilmeldte.

Jens bestiller skærver og grus.

Af arbejdsopgaver er der pt.: reparation af huller i veje, fjerne ukrudt på den fælles parkeringsplads, herunder køre det på genbrugsstationen. Mere kan komme til, sig endelig til hvad I ser af behov.

Festudvalg: 75 års jubilæumsfest 10. september 2022, forberedelser hertil og hvem gør hvad. 

Der er tilmelding til festen. Det koster kun 100 kr. at deltage i festen, som jævnfør invitationen indbetales til banken, og er jeres tilmelding til festen.

Der er sendt invitationer ud til alle medlemmerne, politikere i kommunen og foreningens samarbejdsparter Karin, Bettina og Klaus fra rådhuset, formændene fra de andre kolonihaver og kolonihaveforbundet.

Receptionen foregår fra kl. 15-17, der serveres sandwich, chips, øl, vin og vand.

Festaften for kolonihaveforeningen: Festen starter kl. 18. med velkomstdrink.

Kl. 23. 30 gør vi klar til at afslutte festen, så vi kan være ude senest kl. 24, efter nogen gode ogfestlige timerJ

Opdatering af udhængsskab, både skab og indholdet: 

Jens udarbejder og ophænger:​ Liste over bestyrelsen samt opgave beskrivelse.

​​​Tegning over haverne.

Loppemarked: 

Bestyrelsen har fået en forespørgsel om, om der kan afholdes loppemarkeder i kolonihaven for medlemmer af kolonihaven. Det kan der godt, så hvis nogen af jer ønske at planlægge/afholde et loppemarked, kan den fælles parkeringsplads stilles til rådighed, orientering med skrivelse om loppemarkedet kan sendes til Berit, som så sender det ud til alle mailadresser i foreningen, så alle får mulighed for at deltage som sælgende/handlende..

Hver enkelt der ønsker at deltage, medbringer selv bord til mindre dele.

Loppemarked er beregnet til at sælge ting/møbler m.m. fra kolonihaven, der vil således ikke være mulighed for at indkøbe nye varer/tilkøbe andre varer og sælge disse.

4. Generalforsamling:  

 Afholdes 11.Marts. 2023 kl. 10, forslag skal være formanden i hænde senest d. 31. januar.

Næste bestyrelsesmøde – hvor og hvornår: medbring kalendere. 

D. 24.November. kl. 18 hos Søren.

Referent: 

Hanne Mikkelsen


Bestyrelsesmøde i Elefanthøjen onsdag den 11. maj. 2022 kl. 18.00

Sted: Berits have, Elefanthøjen 59

Mødedeltagere: Jens Piilgaard Nielsen have 25, Tove Bøgely have 47, Berit Sønderskov Christensen have 59, Torben Lynge Nielsen Have 71, Søren Møller have 1, Lone Ibdal have 15, og Hanne Mikkelsen have 16.

Ingen fraværende.

Godkendelse af referat fra sidste møde den 15. marts 2022.

Referatet blev godkendt.

Nyt fra formandskabet:

Gammel S-nøgle:

Der bestilles nøgler til de kolonihaveejere der har indgivet bestilling til Berit, og til Reno Fyn i alt 35 stk. Nøglerne kan bruges til skraldespandene og den elektriske bom. Berit giver ejerne besked når nøglerne er kommet, herunder den konkrete pris pr. nøgle som betales af den enkelte. Herefter kan de enkelte ejere afhente de bestilte nøgler efter aftale hos Berit, hvor betalingen samtidig finder sted. Berit meddeler når affaldscontainerne aflåses.

 

Tour de France inkl. vejbump:

Grundet afspærring af den rute cykelrytterne skal køre, er der rettet henvendelse til Kolonihaveforeningen Elefanthøjen om brug af foreningens vej ud mod tennisbanerne, lørdag d. 2. juli, således at Lokal-pressen kan komme udenom det afspærrede område og ind til pressecentret som etableres ved idrætsområdet. 

 

Da ingen tidligere har tilkendegivet at de ønsker konkrete vejbump, vil der ikke blive indkøbt vejbump til denne dag heller, men det er vigtigt at vejen holdes åben, og at alle er OBS på den ekstra trafik der vil være den dag (2. juli).

 

Gittermast:

Vedrørende høring: Kommunen har afvist alle indsigelser fra alle de hørte, og har efterfølgende givet dispensation til opsætning af masten. Etableringen af masten skal stå færdig inden Tour de France, eventuelle skader ved etableringen bliver genetableret uden udgift for kolonihaveforeningen. Adgang til byggeplads sker via bom ved tennisklubben.

 

Møde med kommunen:
Jens har forespurgt om tidspunkt for afholdelse af kolonihaveforeningernes møde med kommunen. Der er endnu intet nyt vedr. mødedato. 

 

Forlængelse af lejekontrakter:

Jf. ovenstående, Jens har forespurgt om tidspunkt for afholdelse af møde, der er endnu intet nyt vedr. mødedato.

 

Forbundet: 

Intet udover allerede udsendte nyhedsbreve.

 

Fordeling af arbejdsopgaver, fornyet diskussion (bilag):

Arbejdsopgaverne blev gennemgået og ny fordelt. Jens retter skemaet til og Søren retter hjemmesiden til.

 

Lokalplansforslag 320 fra kommunen:

Kommunen har udarbejdet og fremsendt forslag til lokalplan til høring. Lokalplanen findes på kommunens hjemmeside:

 https://www.nyborg.dk/media/pwgcim0s/offentlig-h%C3%B8ring-screening-af-planer-efter-miljoevurderingsloven-lok-_adlegacy.pdf

 

OBS: Bestyrelsen henleder opmærksomheden på, at planen lægger op til, at der fremover ikke bliver givet tilladelse til at etablere/nedgrave tanke i de enkelte haver.

Bestyrelsen arbejder via kredsen og kolonihaveforbundet med at udarbejde indsigelse mod dette og mod andre forslag i planen. Der afholdes møde i kredsen i næste uge.

 

Næstformand: 

Tove udleverer nøgler til affaldscontainerne til Reno Fyn.

 

Sekretær: 

Intet nyt.

Nyt fra Kassereren:

Økonomi, regnskab: Økonomien er i orden.

 

Ventelisteregler: intet nyt

 

Kredsen: Der har været et ønske om at der kunne åbnes tidligere for vandet til haverne. Kommunen beslutter selvstændigt åbningstidspunktet, efter hensyntagen til vejret. Kommunen orienterer kredsformanden i Nyborg, som efterfølgende orienterer de enkelte kolonihaver.

 

Kommunikation med Elefanthøjens medlemmer:

Intet nyt.

 

Nyt fra bestyrelsesmedlemmer, vurderingsmænd og suppleanter:

Intet nyt.

Pågående byggesager og vurderinger:

Intet nyt.

 

Kredsvurderingsudvalg og uddannelse af vurderingsmænd:

Ingen har ønsket at stille op til kredsvurderingsudvalget, og ingen har tilmeldt sig til uddannelse.

 

Evt.:

Haveudvalg, tilbagemelding fra 1. møde:

Haveudvalget havde deres første møde i.fm. aktivitetsdagen, hvor de også afholdt havevandring. Generelt flotte haver, men der blev observeret et par haver som trænger til en kærlig hånd, men da det jo var først på sæsonen, tænker vi haverne kan blive bragt i bedre stand inden fornyet havevandring d. 7. juni, så udsending af “skidt breve” ikke bliver nødvendigt. 

Generelt skal vi alle være OBS på vejpligten, og på at der ryddes i hækkene for ukrudt og anden beplantning. Vi skal ligeledes huske at få ringet til kommunen hver gang der observeres rotter, pt. observeres der en del, så det er vigtig at få ringet så der kan blive sat rottekasser op.

 

Festudvalg, tilbagemelding fra 1. møde i udvalget:

Kolonihaveforeningen har 75-års jubilæum, det markeres lørdag: d. 10. september 2022, i Idrætsparkhallen, med en reception kl. 15 for kolonihaveejere og øvrige indbudte gæster, ligeledes holdes samme dag og samme sted, fest kl. 18 for kolonihaveejerne, så afsæt meget gerne dagen.

 

Festudvalget arbejder videre med invitationer, tilmeldinger, indhold, mad/drikkevarer, budget m.m.

 

Lone reserverer lokalerne, og får forslag til menu.

 

Opdatering af pris blad (bilag):

Punktet udgår og tages med til kommende GF.

 

Opdatering af udhængsskab, både skabet og indholdet:

Oversigten over haverne, samt oversigten over bestyrelsen udskiftes.

Jens spørg Peter om evt. indkøb af materialer og udarbejdelse af nyt skab.

 

Opstrammet dagsorden inkl. Ordstyring:

Der strammes op, og vi afventer og ser om der bliver behov for en ordstyrer.

 

Generalforsamling:

Fremover afholdes der som udgangspunkt generalforsamling 2. lørdag i marts, der findes dog anden dag i de år hvor påsken falder på denne dag

.

Næste bestyrelsesmøde – hvor og hvornår: MEDBRING KALENDERE:

Onsdag d. 17. august kl. 18, mødet afholdes hos Torben.

 

Referent: Hanne Mikkelsen.

Referat fra: Bestyrelsesmøde i Elefanthøjen tirsdag 15. marts 2022 kl. 17.00-18.20

Sted: Restaurant Roeds

Mødedeltagere: Jens Piilgaard Nielsen have 25, Tove Bøgely have 47, Berit Sønderskov Christensen have 59, Torben Lynge Nielsen Have 71, Søren Møller have 1, Lone Ibdal have 15, og Hanne Mikkelsen have 16.

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde den 2.11.2021

Referatet blev godkendt.

 

  1. Nyt fra formandskabet:

Konstituering af bestyrelsen og fordeling af opgaver:

Jens er valgt som formand på generalforsamlingen i 2021.

Berit er valgt som kasserer på generalforsamlingen i 2021.

Sekretær, næstformand…

Bestyrelsen konstituerede følgende: 

Tove som: næstformand.

Sekretær: Deles mellem Berit og Hanne på nedenstående måde:

Berit: Står for korrespondancen til bestyrelsen og medlemmerne:

Hanne: Referent på bestyrelsesmøder.

Torben: Menigt bestyrelsesmedlem.

Lone Ibdal og Søren Møller er valgt som suppleanter på generalforsamlingen

 

Kommunen:

  • Fortsat ingen ny dato for møde mellem kommunen og alle haveforeninger, men vi har fået besked på at det sker til foråret, Jens rykker
  • Dræning af Elefanthøjen er gået i gang, og afsluttet, der er igen kommet meget vand og haverne 36 og 37 er oversvømmet. Jens har haft kontakt til kommunen der sætter forlængelse af dræn på ønskelisten.
  • Lejeaftale for 1 år er indgået for 2022
  • Affaldsordning er stoppet for i år, første kontakter til kommunen vedrørende affalds ø er i gang.

Jens gennemgik ovenstående 4 punkter, der følges op på datoer.

Forbundet: Intet at tilføje udover allerede udsendte:

Der var ingen kommentarer eller spørgsmål til det udsendte materiale fra forbundet.

Kredsen: Nyt?:

Vurderingsudvalget blev nedsat og består af: Jens Findsen, Torben Nielsen, Michael Ågesen.

Berit og Hanne kigger på kurserne for nye bestyrelsesmedlemmer, Jens indstiller efterfølgende.

Generalforsamling i kredsen d. 30 marts, materiale er sendt ud til bestyrelsesmedlemmer.

Næstformand: Nyt?:

Intet nyt, der er ingen dato for åbning af vand, bliver sendt ud når dato kendes.

Vedtægtsændringerne fra repræsentantskabsmødet bliver underskrevet af Dirigent og formand.

Sekretær: Nyt?:

Intet nyt udover kurser, se nedenstående om samme.

 

  1. Nyt fra Kassereren:

Økonomi, regnskab, evt. nyt:

Økonomien ser god ud, der er besparelser på vandregnskabet.

Ventelisteregler, evt. nyt:

Der er få rettelser til ventelisten, som derefter sendes ud til bestyrelsen. Venteliste reglerne fungerer, ved manglende betaling fra venteliste medlemmer, vil de pågældende ikke kunne få tilbudt de huse der kommer til salg.

 

  1. Nyt fra bestyrelsesmedlemmer, vurderingsmænd og suppleanter:

Pågående byggesager – evt. nyt: Intet pt.

Pågående vurderinger – evt. nyt: Intet pt.

Bestyrelsen takker vurderingsmændene for deres deltagelse i det opfølgende kursus.

  1. Evt.:

Nøglesystem: Har Torben sendt ud inden mødet, det er billigst at få kopieret S nøglen til alle dem der vil have det. (til ca. 50 kr. til de haver der ikke har,) Berit skriver ud.

Skilte, hastighed og legende børn: Blev drøftet, hastigheden sættes fremover til 15 km. Nye skilte 2 stk. med: Legende børn og hund i snor. Torben indkøber 2 stk. af hvert, af de nye skilte. 

 

Fart bump: Blev drøftet, der kan indkøbes 2 fartbomme, såfremt haverne ind mod tennisklubben ønsker disse liggende i 2 af haverne, og står for at sætte dem ud/ind ved arrangementer på fodboldområdet. Berit skriver ud til ejerne af husene i rækken.

 

Opstart af Haveudvalg: Hvor, hvornår, hvordan:

Torben er formand for udvalget, og står for opstart og udsending af skidtbreve.

Muldvarpe, hække bredder, arbejdsdag inkl. grus og skærver:

Fælles arbejdsdag søndag d. 24. april kl. 10, der serveres som tidligere øl og Berits gode sandwich. Ejerne er i gang med at tilrette hække i bredde og højde. Kommunen leverer grus med ler samt skærver til reparation af veje/stier.

Udvalget påser ift. muldvarpe.

 

Opstart af festudvalg: Hvor, hvornår, hvordan: 1. Møde afholdes 23. april hos Berit.

 

Opdatering af pris blad: Der udsendes inden næste møde oversigt over pris, drøftes på næste møde.

Opdatering af udhængsskab, både skabet og indholdet.

 

  1. Næste bestyrelsesmøde – hvor og hvornår: MEDBRING KALENDERE

Afholdes 11. maj kl. 18 hos Berit i have nr. 59.

Referent: Hanne Mikkelsen.

________________________________

 

Referat 

Bestyrelsesmøde i Elefanthøjen tirsdag 2. november 2021 kl 18.00 Sted: Tove Skellerup Byvej 24, 5540 Ullerslev til smørrebrød mv. 

Godkendelse af referat fra sidste møde den 5.10.2021 – Godkendt. 

Nyt fra formandskabet: 

Kommunen: 

  • Fortsat ingen ny dato for møde mellem kommunen og alle haveforeninger, men vi har fået besked på at det sker til foråret. 
  • Dræning af Elefanthøjen er gået i gang, og afsluttet. 
  • Lejeaftale fortsat intet nyt, der forventes 1 års aftale også for 2022. 
  • Affaldsordning er stoppet for i år, afventer kontakt til kommunen og generalforsamlingsbeslutning før vi ved om 2022 ordning er mulig. Jens oplyser at kommunen ikke vil gå med til af affaldscontainere kan tømmes på Elefanthøjens grund. Kommunen vurderer på kolonihavernes affaldsordning p.t. Og afhængig af udfald, foreslår Berit en nøgle der både passer til bom og affaldscontainer, og bom går ned automatisk ved brug af nøgle. 

Forbundet: Berit udsender særskilt information fra forbundet. 

Kredsen: Berit efterlyser interesserede til Repræsentantskabets generalforsamling. Tove melder sig. Næstformand: Intet nyt. 

Sekretær: Intet nyt. 

Nyt fra Kassereren: 

Økonomi, regnskab: Berit vil undersøge muligheden for at komme på et kursus i regnskab for kolonihaveforeninger. 

Ventelisteregler: Intet nyt. 

Nyt fra bestyrelsesmedlemmer, vurderingsmænd og suppleanter: 

Pågående byggesager: Nr. 64 har søgt om tilladelse til byg 1 m. fra skel til fodboldbanerne. Dette blev accepteret af bestyrelsen. 

Pågående vurderinger: Nr. 70 kommer til salg. 

Evt.: 

Forberedelse til kommende generalforsamling lørdag den 13. november 

  • Formanden talte lidt om hvad han havde tiltænkt i sin beretning og spurgte til øvrige bemærkninger.

Bom v. Tennisklub: Systemnøgle (gammel S-nøgle) er udskiftet og vi har i bestyrelsen fået udleveret 2 nye nøgler til bommen. Det blev besluttet at formand og kassér hver især har en liggende, som kan udleveres kortvarigt og mod aftale i god tid såfremt haveejerne måtte have behov herfor. 

Næste bestyrelsesmøde – hvor og hvornår: Næste bestyrelsesmøde aftales efter generalforsamlingen.

———————————————————————————————————–

Bestyrelsesmøde i Elefanthøjen tirsdag 5. oktober 2021 kl 18.00

Sted: Torben

Til stede: Jens, Berit, Tove, Torben, Jørgen, Søren

Afbud: Marianne

Godkendelse af referat fra sidste møde den 25.05.2021

Nyt fra formandsskabet:

Kommunen:

  • Fortsat ingen ny dato for møde mellem kommunen og alle haveforeninger
  • Dræning af Elefanthøjen er gået i gang.
  • Lejeaftale fortsat intet nyt
  • Padel tennis anlægget er nu åbent – der er lys på banerne når der ikke er nogen brugere.
  • Affaldsordning fortsætter uændret indtil vi hører andet fra kommunen

Forbundet: ingen meddelelser

Kredsen:

  • Udskudt præmie-brunch er afløst præmieudlevering og sammenlægning af præmiefester. – Festen afholdes den 6. november i Vester Skerninge. Der er bustransport
  • 2021 præmiering af haver. Hvem tager til ”præmiefest” – Præmievinderne fra 2020 og 2021 samt Berit og Tove deltager
  • Berit har meldt sig til Kreds-arbejdet. Evt. nyt herfra — Berit er kommet i kredsbestyrelsen

Næstformand: opdatering vedtægter – nyt

Sekretær: status på seneste referat.

Nyt fra Kassereren:

Økonomi, regnskab, budget (2020), 2021 og 2022 – regnskab 2021 er revideret

Ventelisteregler  – ingen ændring.

Nyt fra bestyrelsesmedlemmer, vurderingsmænd og suppleanter:

Pågående byggesager  – ingen

Pågående vurderinger – nr. 66

Evt.:

Bommen. Nu er vi definitivt løbet tør for reservedele. Evt. nyt ved Torben – Torben køber reservedele

Mere tak-tobak til Peter for at ordne skiltet ved indkørslen. Stor tak til Peter, Torben ordner tobak

Næste bestyrelsesmøde – hvor og hvornår: Dato 2.11.21

Hos Tove Skellerupbyvej 24 kl 18.00

___________________________________________________________________________________________________________

 

Referat fra bestyrelsesmøde i Elefanthøjen tirsdag 25. maj 2021

Sted: Berit, Elefanthøjen 59 til smørrebrød mv.

Godkendelse af referat fra sidste møde den 29.09.2020: Referat godkendt

Nyt fra formandskabet:

Kommunen:

  • Fortsat ingen ny dato for møde mellem kommunen og alle haveforeninger

  • Dræning af Elefanthøjen

  • Oversigt fra kommunen fremsendt i særskilt mail. Tegningen gennemgået. Jens. Torben, Jørgen og Søren tager et møde med entreprenøren, som har udfærdiget dræningsplanen, for at få indsigt i ny plan

  • Lejeaftale fortsat intet nyt.

  •  

Forbundet:

  • Ønske/krav til punkt til dagsorden på Elefanthøjens generalforsamling. Forbundet ønsker at vi tager et punkt op på generalforsamlingen, hvor vi spørger vore medlemmer, om de har punkter de ønsker op på deres møder. Punktet tilføjes generalforsamlingens dagsorden.

 

Kredsen:

  • Udskudt præmie-brunch er afløst præmieudlevering og sammenlægning af præmiefester. Præmiefest aflyst for 2020. Præmier er overrakt til de respektive og selve festen overgår til samlet fest for 2020/2021

  • 2021 udtagelse til præmiering står for døren – skema, se særskilt mail. Tove og Marianne påtager sig opgaven med at gennemgå foreningens haver og indstille. Husk! At tjekke for tidligere indstillinger.

  • Berit har meldt sig til Kreds-arbejdet. Der er efterlyst yderligere deltagere

Næstformand:

Opdatering vedtægter – nyt: Ændringer, som foreslået af Berit og Tove gennemgået og ændringerne vedtaget til fremlæggelse for generalforsamlingen.

Generalforsamling:

Kan vi mon afholde generalforsamling inden ”sommerferien” ?

Der skal indkaldes, når vi ved, hvornår hallen er ledig. Berit undersøger mulighederne og melder retur. Af hensyn til forslag og vedtægtsændringer ønsker bestyrelsen det afholdt inden sommerferien. Husk! Der skal tages hensyn til evt. ny indkaldelse, såfremt der ikke er nok fremmødte for en afstemning af vedtægtsændringerne.

Sekretær:

Status på seneste referat. Søren kan ikke se at have modtaget seneste referat hvorfor email kontrolleres og fremsendes på ny.

 

Nyt fra Kassereren:

Økonomi, regnskab, budget. Bilag udleveret. Foreningen skal betale negative renter. Vi skal meddele banken, at foreningen ikke er en erhvervsdrivende virksomhed.

Ventelisteregler – noget nyt, begrænsning af ventelisten, evt forslag skal udarbejdes til generalforsamlingen. Listen opdateres af Berit. Ingen begrænsning. Pt er der 18 på listen. Om ventelister på hjemmesiden

Nyt fra bestyrelsesmedlemmer, vurderingsmænd og suppleanter:

Pågående byggesager: nr 71

 Vurderinger: Der er p.t. ingen igangværende vurderinger.

Evt.:

Arbejdsdag – skal vi planlægge en ny dag. I september, datoen meldes ud senere.

Gebyr Vurderinger: Forslag til forhøjelse af gebyr for vurderinger til 500 kr. som opkræves før vurderingen påbegyndes. Såfremt haven ikke er solgt indenfor 6 mdr. efter vurdering, skal ny vurdering foretages for ejers regning.

Skraldeordning: Fortsætter som hidtil, indtil der kommer nye regler fra kommunen

Rammebeløb for reperationer af dræn i haveforeningen: Ca 15.000kr som skal stilles som bestyrelsens forslag, diskuteres og sættes til afstemning på kommende generalforsamling.

Bom: Tak til Peter Dahlsen for endnu engang at have repareret bommen. Nu er vi definitivt løbet tør for reservedele.

Skal vi indkøbe ny bom-stang, som vi har den liggende til næste gang: Torben undersøger og indkøber. Tak-tobak til Peter skal indkøbes og overdrages. Hvem gør det ?? Torben

Jubilæumsfest i 2022. Der nedsættes festudvalg bestående af 5 medlemmer: Berit + 4 medlemmer

 

Hjemmesiden: Oplysninger om priser og kontaktpersoner, påføres hjemmesiden.

 

Næste bestyrelsesmøde – hvor og hvornår: Aftales når vi kender dato for generalforsamling.

Referat fra bestyrelsesmøde i Elefanthøjen tirsdag 29. sept. 2020 kl. 19.00

Sted: Marianne Ådalen 28, 29.9.2020 til kaffe kl. 19.00.

Deltagere: Jens, Tove, Torben, Jørn, Søren og Marianne. Berit fraværende.

Godkendelse af referat fra sidste møde den 25.06.2020 – Vedtaget.

Nyt fra formandsskabet:

Kommunen:

  • Møder
    • Forslag fra Elefanthøjen: Havevandring fredag den 16. oktober
    • Ingen ny dato for møde mellem kommunen og alle haveforeninger
  • Lejeaftale intet nyt

Forbundet:

  • Ønske/krav til punkt til dagsorden på Elefanthøjens generalforsamling? Kunne man evt. foreslå at foreningen nedlægges?? Orientering til medlemmerne om punkt til kommende generalforsamling.

Næstformand: opdatering vedtægter – nyt

Tove og Berit har endnu ikke fået gennemgået vedtægterne som planlagt. Det forsøges nået forud for generalforsamlingen. Pga. situationen omkring både kredsens, kommunens og haveforeningens vedtægter, spørger Tove til en forenkling af vore egen vedtægter med henvisning til de øvrige vedtægters regler, der jo altid tilsidesætter foreningens vedtægter.

Sekretær: status på seneste 2-3 udsendte referater til medlemmer og upload til hjemmesiden.

Søren mangler referat fra okt. 2019 og frem. Marianne og Søren samstemmer lige for manglende referater.

Samtidig oploades de ændrede vedtægter på foreningens hjemmeside.

 

Nyt fra Kassereren:

Økonomi:

Berit har oplyst at revision mangler.

Tegningsretten Bank – Stadig ikke på plads. Tove og/eller Berit kontakter banken.

Ventelisteregler – noget nyt. Intet nyt.

Nyt fra bestyrelsesmedlemmer, vurderingsmænd og suppleanter:

Pågående byggesager: Nr. 40.

Pågående vurderinger: Ingen pågående sager. Nr. 60 er afsluttet. Nr. 64 kommer nok op til vurdering i den kommende tid.

Evt.:

Bestyrelsens sammensætning efter generalforsamlingen – inkl. overvejelser vedr. bestyrelsens fordeling af arbejdsopgaver.

Fremadrettet vil sekretæren tage sig af henvendelser fra haveejerne. Henvendelser vedr. optegnelse/venteliste vurderes viderebragt til kassér, som tidligere aftalt. Ikke endeligt på plads idet Berit ikke deltog i mødet.

Præmiehaver – er udpeget, vi afventer nyt vedr. mulig præmiefest.

Have 33 og 48 er udtaget i år.

Præmiefesten er sat til 1.11.2020 kl. 11.00. Det vil være Marianne der deltager sammen med de 2 vinderhaver. (Tove var også tilmeldt, men meldt fra siden hen.)

Arbejdsdag – afviklet med succes.

Have 65 henstilles til at få afløb lovliggjort.

Der mangler sten til opfyldning. Dette bestilles til levering når sæsonen starter op igen til foråret.

Forslag til gebyr for vurderinger 300 – 600 – 900 kr.

Bestyrelsens overvejelser vedr. skraldeordning

Dagsorden til generalforsamlingen – Se næste side.

Støj:

Der henstilles til at medlemmerne tager hensyn til øvrige medlemmer hvad støj angår. Heri menes at det henstilles til at medlemmer ikke støjer tidlig søndag morgen eller sent om aftenen alle dage.

Skrald:

Bestyrelsen er meget tilfredse med forsøgsordningen. Der er også overvejende positive tilbagemeldinger fra medlemmerne omkring ordningen. Ordningen stopper 1.11.2020 hvor det også forventes at der lukkes for vandet. Hvorvidt ordningen fortsætter, aftales ved ny sæsons opstart, da de ny sorteringsregler ikke kendes for nuværende.

Næste møde – hvor og hvornår:

Onsdag d. 28.11.2020 kl. 18.30 v. Torben.

 

Referat fra bestyrelsesmøde i Elefanthøjen 4. juni 2019 kl 18.00

 

Til stede: Berit, Tove, Jørgen, Torben, Jens

Afbud fra: Marianne, Søren

Sted: Hos Torben i have nr. 71

 

Godkendelse af referat fra sidste møde:

Godkendt med enkelt bemærkning om forbytning af ansvarlig for en opgave.

Nyt fra formandsskabet:

Havevandring:

Bestyrelsen er i forbindelse med mødet på havevandring og ser med tilfredshed at sæsonen er godt i gang og at flere haver er i gang med spændende projekter.

Bestyrelsen bemærker også at flere havers rabatter og hække er fyldt med ukrudt. Bestyrelsen beder om at de enkelte haveejere lige kontrollerer og får luget.

Hjemmesiden:

Der kommer nyhedsmail fra Kreds og Forbund som med fordel kan fordeles via hjemmesiden. Søren som er ansvarlig for hjemmesiden bedes om at oprette to nye faner med hhv. ”Kredsen og Forbundet”.

Præmiehaver:

Torben og Jørgen vurderer om der er haver der skal indstilles til præmiering. Haver der har fået præmie indenfor de sidste 5 år er udelukket.

Status på arbejdet med:

Vedtægter: Ordlyd for vedtægtsændring vedr. ”stilletid” indarbejdes sammen med en generel revision af teksten og fremlægges på generalforsamlingen i november. Tove og Berit er ansvarlige.

Persondatalovgivning: Ikke behandlet på dette møde

Ventelisteregler: Revideret forslag gennemlæst. Fremlægges mhp. vedtagelse på generalforsamlingen.

Nyt fra Kassereren:

Stort arbejde med inddrivelse af årlige kontingenter. Skyldes sandsynligvis overgang til ny opkrævningsmetode. Alle har dog betalt.  Forsinkelser vil fremadrettet blive gebyrpålagt. Adresseres på generalforsamlingen.

Nyt fra bestyrelsesmedlemmer, vurderingsmænd og suppleanter:

Ingen punkter behandlet.

Evt.:

Bommen er repareretfor anden gang. Bestyrelsen udtrykker stor tak til Peter D. for hjælpen. Torben sørger for at takken også bliver lidt mere håndgribelig. Hvis bommen ødelægges igen, har vi ikke materiale til yderligere reparation. Første gang bommen blev ødelagt, kostede det 5000kr.!!

Arbejdsdag: Stor tilfredshed med at seneste arbejdsdag blev afholdt en lørdag. Stort fremmøde. Næste fælles arbejdsdag er LØRDAG DEN 14. SEPTEMBER kl. 9.30.

Suppleanterne i bestyrelsen: Udfører også et stykke værdifuldt arbejde for haveforeningen. Bestyrelsen fremlægger forslag på generalforsamlingen til honorering.

Kommunen er kontaktet flere gange vedr. indkørsel via uaflåst bom via tennisklubben. Kommunen har svaret, at så længe arbejdet med svømmehallen pågår, kan bommen ikke aflåses. Som følge af tiltagende uautoriseret trafik, til især fodboldbanerne, kontakter Jens kommunen igen.

Skærver: Jens spørger kommunen efter flere skærver til p-pladsen.

Næste møde – hvor og hvornår:

Onsdag den 18. september kl. 19.00 hos Jens på Vesterhavnen 17.

 

Referat

Bestyrelsensmøde torsdag d. 21. marts 2019.

 

Forlængelse af lejekontrakt med Nyborg kommune:

 Forlængelse med 1 år af nuværende lejekontrakt med Nyborg kommune er underskrevet, meddeler formanden.

Repræsentanter til kredsforeningen og kolonihaveforbundet:

Kasseren fortæller at der tidligere har været repræsentanter med til Kredsforeningen. Men ingen afra den nuværende bestyrelse ønsker at deltage, hvilket meddeles Kredsen.

Status på arbejdet med:

 

  • Vedtægter – Tove skriver rettelsen omkring vedtægter og kommer med udkast til næste bestyrelsesmøde.
  • Persondatalovgivning – Udkast udfærdiges til næste møde af Tove.
  • Ventelisteregler – Jens kommer med et udkast ud fra den snak vi havde på generalforsamlingen, omkring venteliste med bemærkning som pris ønsker m.v.

 

Nyt fra kassereren:

 

Der er p.t. kun 10 bitz tilbage i beholdningen. Berit udfærdiger en liste over de medlemmer der har købt ekstra bitz. Det vedtages at man blot kan eje 2 bitz pr. have fremadrettet.

 

Både kasser og formand meddeler forsøg på svindel pr. mail. Sagen er meldt til Danske Bank Freud Team og Politiet.

 

Status omkring Have nr. 46:

 Sagen forventes afsluttet. Og meddeler iøvrigt at den tidligere ejer Jasmin, har modtaget sit gebyr til Kredsen retur.

 

Eventuelt.

 Åbning for vandet sker i uge 14. Formanden sender et skriv ud til alle medlemmer, med besked om at man skal huske at lukke for alle haner. Samme meddelse sættes op i kassen ved indgangen til Haveforeningen.

 

  • Parkering – Medlemmerne henstilles i samme skriv som omkring åbning for vandet, at overholde parkeringsreglerne.

 

  • Arbejdsdag forår 2019 – bliver lørdag d. 27.4.2019 kl. 9.30. Medlemmerne informeres herom. Bestilling afsandwich og drikkelse sker efter optælling af antal fremmødte.

 

  • Generalforsamling 2019: lørdag i november måned, altså 9.11.2019.

 

  • Dræn i jorden – Der gøres opmærksom på at det er ulovligt at udlede kloakvand i de eksisterende dræn.

 

Næste bestyrelsesmøde:

 

Afholdes 4.6.2019 kl. 18.00 hos Torben i haven (afventer dog endelig tilbagmelding fra formanden pga. manglende arbejdsplan).

 

______________________________________________________________

Referat

Bestyrelsensmøde torsdag d. 7.2.2019

 

Forlængelse af lejekontrakt med Nyborg kommune:

Lejekontrakten er en forlængelse af eksisterende for 1 år, og blev enstemmigt vedtaget.

Vedr. klage Have 46:

Formanden gennemgik sagens gang:

  • Primo sept. 2018 – Vurderingen blev foretaget og dernæst tilbudt emne fra ventelisten.
  • Emne fra ventelisten bliver tilbud have 46 med oplysning om den vurderede pris.
  • Ejer utilfreds med vurdering og 10.11.2018 var kredsen tilstede for nyvurdering. Kredsen kommer frem til en ny vurdering på 140.000 plus 2000 for Velux vindue. Prisforskellen består i den indvendige beklædning samt den høje træterasse ovenpå restjorden fra nedgravning af tank.
  • Hverken synsmand Torben eller formand Jens, får besked om det ny syn har fundet sted, men erfarer på kredense hjemmeside at vurderingen er foretaget og udfaldet heraf i dec. 2018.
  • 12.2018 modtager kassér Berit mail fra tidligere ejer som bl.a. beskriver bestyrelsen som korrupte.
  • Ny ejer Michael accepterer den ny pris.
  • 12.2018 Synsmand og bestyrelsesmedlem Marianne overværer overdragelse af have nr. 46.
  • Januar 2019 – tidl. Ejer har klaget over sagens gang til kredsen og kredsen udbeder sig en forklaring.
  • Det besluttes på bestyrelsesmødet 7.2.2019 at formanden formet et skriv til kredsen som sendes til gennemsyn til bestyrelsens medlemmer forud for fremsendelse til kredsen.

Temadag 9.2.2019:

Aflyst.

Indbrud nr. 51:

Indbrud i de 2 skure mod mark, men ingen ting synes taget.

 

Hængelås:

Kommunen har sat utallige hængelåse på ved indgangen til Tennisklubben, men disse synes at blive fjernet af ukendte årsager.

 

Næste bestyrelsesmøde:

Afholdes 21.3.2019 kl. 18.00 hos kassér Berit, på hendes hjemmeadresse.

________________________________________________________________________________

Referat

Konstituerende Bestyrelsesmøde onsdag d. 21.11.2018

Fordeling af roller:

Formand – Jens Piilgaard

Næstformand – Tove Bøgely

Kasser – Berit Sønderskov

Bestyrelsesmedlem og vurderingsmand – Torben Lynge Nielsen

Bestyrelsesmedlem og sekretær – Marianne Buene

Bestyrelsessuppleant 1– Søren Møller

Bestyrelsessuppleant 2 og Vurderingsmand Jørgen Nielsen

 

Fordeling af opgaver:

Formanden fortalte om alle de opgaver der forligger, og som stort set alle tidligere, har fungeret under tidligere kasser Jørgen Hansen. Efter Jørgen Hansens udtræden af bestyrelsen i utide pga. sin sygdom, har disse opgaver forsøgt løst bedst muligt og løbende som man fik overblik og indblik i disse.

Hjemmeside:

Det blev besluttet at tidligere bestyrelsesmedlem og i dag Suppleant Søren, fortsat vedligeholder Elefanthøjens hjemmeside i fremtiden. Søren fik tillige tilladelse til at hjemkøbe en fagbog  til hjælp i fremtiden. Der er tidligere betalt for hjælp hos Line Bækkelund, og denne hjælp kan der stadig trækkes på.

Mht. hosting af hjemmesiden, forsøger Berit at lave en aftale om automatisk betaling, således at vi undgår at opleve at hjemmesiden er ”nede”igen, pga. manglende betaling.

Opdatering af vedtægter (efter generalforsamlingen): Disse vil blive redigeret af Næstformanden angående beslutningen om at ”Stilletiden” skal ændres til 0 timer.

Næstformanden  gennemlæser samtidig vedtægterne igennem, og forslag til yderligere ændringer tages op på næste generalforsamling i 2019.

 

Venteliste-regler: Disse regler skal også op til næste generalforsamling. Vedtægterne skal ikke omfatte den vedtagne beslutning på generalforsamlingen, omkring den midlertidige beslutning.

En arbejdsgruppe nedsættes til næste års forslag omkring venteliste bestående af hhv. formanden, næstformanden og sekretæren.

Torben ligger især vægt på den økonomiske tredeling, som en god idé.

 

Ankesag omkring Vurdering af Have 46:

Formanden refererede til salg af have 46 hvor sælger ikke var tilfreds m. vor vurdering, og derfor er denne anket til kredsen. Tidligere er det dog set at netop kredsens vurderinger, ligger under vurderingen sat af Elefanthøjens vurderingsteam.

 

 

Opfølgning efter markvandring d. 8.11. med kommunen:

Aftaler efter seneste markvandring er nedfældet i referat fra kommunen og blev gennemgået på mødet. Brev/aftalen fremsendes bestyrelsens medlemmer.

 

 

Persondatalovgivning:

Formanden fremsender udkast fra foreningen til sekretær Marianne Buene, som gennemgår udkastet og tager tvivlspørgsmål  op på et kursus hun står for at skal på.

 

Brandforsikring:

Formanden fortæller om et forslag fra et forsikringsselskab om en brandforsikring med kvantumsrabat ved min. 10 havers tilslutning. Såfremt dette skal tages op, skal dette forelægges generalforsamlingen.

 

Fratrådte bestyrelsesmedlemmer:

Som tak for de fratrådte medlemmers indsats, blev medlemmerne begavet med 2 flasker vin hver især.

 

Næste bestyrelsesmøde:

Afholdes 7.2.2019 kl. 18.00 på Roeds. Inviterede er bestyrelsen, suppleanter, og de 2 revisorer som tak for året der gik.

 

______________________________________________________________________________

Referat fra bestyrelsesmøde i Elefanthøjen

Onsdag den 3.10.2018

Til stede: Jens Piilgaard Nielsen, Torben Lynge Nielsen, Jørgen Nielsen, Søren Møller

Afbud: Kirsten Wissing, Hans Skovridder, Berit Sønderskov

 

1

Program for generalforsamling i Elefanthøjen justeres og udsendes. Findes også på hjemmesiden.

2

Udsendelse af ovenstående inkl. bilag planlægges. Pga. omstændighederne eftersendes godkendt regnskab senere, men før generalforsamlingen.

3

”Skidt”-breve til haverne 38B og 58 besluttes udsendt.

4

Eneste have der aktuelt er til salg er nr. 46. Bestyrelsen er dog usikker på om den faktisk er til salg. Bestyrelsen er vidende om, at der er afgivet købstilbud svarende til vurderingsprisen. Bestyrelsen er foruroliget over forlydender over krav om en salgspris, der ligger udover den maksimale pris (som er vurderingsprisen). Bestyrelsen tager kontakt til Kolonihaveforbundet med henblik på foranstaltninger mod dette.

5

Der er valg til en række poster i Elefanthøjen. Selvom flere modtager genvalg, vil der også være ledige pladser og bestyrelsen opfordrer til at man melder sig til at gøre et stykke arbejde for og i foreningen.

 

Nyborg den 6.10.2018

Jens P N

Formand

 

___________________________________________________________________________________________________

 

REFERAT

Bestyrelsesmøde i Haveforeningen Elefanthøjen 29. august 2018

Til stede:           Berit Sønderskov, Jens Piilgaard Nielsen, Søren Møller, Torben Lynge Nielsen, Jørgen Nielsen

Afbud:               Kirsten Wissing (suppl.), Hans Skovridder Jørgensen

 

Dagsorden:

Regnskab og budget:

Det ser fornuftigt ud. Ikke revideret endnu, 2018 ser ud til at være i balance med budgettet. Der ser ud til at være et lille overskud på 2000 kr. Udsendes før generalforsamlingen.

Generalforsamling

  • Tid:
  • Lørdag den 10. november kl. 10.00
  • Sted:
  • Nyborghallerne, lige som sidste år
  • Servering:
  • Som vanligt
  • Dagsorden:
  • Udsendes jf vedtægterne. Søren sørger for dette inkl. får overblik over hvem der er på valg. Især nye haveejere bedes overveje at stille op. Tilmelding til generalforsamlingen bliver til Berit.
  • Indkomne forslag:
  • Der er et fra Finn i have nr. 30. som udsendes med general forsamlingsdagsordenen
  • Honorar:
  • Formand og tidligere kasserer får honorar. Berit undersøger i Kredsen om der er nogen generelle retningslinjer. Forslag til justeringer forventes.

Ventelisten:

  • Regler for ventelisten

Der er ingen ledige haver. Vi er forpligtet til at føre en venteliste. Der er allerede 4 personer på listen. Der er aktuelt ingen regler for ventelisten. Berit undersøger om der er generelle regler for ventelister til haver. Der kommer forslag til regler for venteliste efterfølgende.

Orientering

Møde med Kommunen den 23. august vedr. orientering om lokalplaner for kolonihaverne i Nyborg:

Søren var med til mødet der drejede sig om lokalplanerne for kolonihaverne på ”slotsområdet” og forlængelse af kontrakter for haveleje. Lejekontrakterne forlænges 1 år mens kommunen færdiggør lokalplanerne.

Mail fra kommunend. 23. august. Kommunen går i gang med udskiftning af stophaner sidst i september:

Torben har den 30.8. været med kommunen rundt i elefanthøjen som forberedelse.

Mail fra Solvejg fra Kredsen d. 22. august. Der tilbydes opfrisker kurser i vurdering:

Det er ikke aktuelt for Elefanthøjens vurderingsmænd. Torben og Jørgen er opdaterede.

Evt:

Arbejdsdag mhp lugning:

Vi planlægger endnu en arbejdsdag i efteråret. Dato følger snarest. Jens skriver til kommunen og spørger efter grus og skærver. Vi gør opmærksom på at det er havejernes pligt også at luge uden for deres haver og udtil midten af vejen.

Hjemmeside:

Er tilsyneladende ude af drift. Vi mistænker at vi ikke har fået betalt for den nødvendige ”hosting”. Søren undersøger og sørger for at hjemmesiden kommer i drift igen.

Installationer:

Kontakt til kommunen mhp oversigt over vores WC og afløbsinstallationer. Jens tager kontakt.

Bom + ”bitz”:

Det synes stadig at være besværligt at anvende den elektroniske bom-åbner. Jens tager kontakt til Nyborg- EL for at høre om der kan gøres noget.

”Skidtbreve”:

Der er i sommerens løb blevet afsendt 2 ”skidtbreve”. De omfattede haver har på bedste vis fået rettet op på forholdene. Tak for indsatsen!

Bestyrelsen har endvidere drøftet hvilken standard vi skal gå efter. Der er foreløbig en holdning til at være tolerant. Desværre er der aktuelt endnu et par haver der synes at nærme sig grænsen for denne. Bestyrelsen tager kontakt til disse haver. Bestyrelsen beder mindeligt om at man passer godt på sin have, se også ovenfor under ”Arbejdsdag”. Alternativt drøftes det at foretage generelle haveinspektioner et par gange om året.

 

 

Nyborg 1. september 2018 / JPN

 

 

____________________________________________________________________________________________________

Referat fra Bestyrelsesmøde i Haveforeningen Elefanthøjen onsdag den 18.4.2018, Nyborg

Til stede: Torben, Kirsten, Søren, Jens, Berit

Afbud: Hans, Jørgen N.

 Dagsorden: 

Bestyrelsesmødet var indkaldt grundet Jørgen Hansens ophør som foreningens kasserer og med henblik på at fordele opgaverne blandt bestyrelsens medlemmer.

Ny kasserer:

Berit Sønderskov er ny kasserer frem til generalforsamlingen efteråret 2018, hvor nyvalg sker. Berit træder samtidig ud af rollen som revisor, og hendes ansvar overtages af revisor suppleant Peter Dahlsen

Vurderinger og byggesager:

Torben Lynge Nielsen overtager ansvaret for vurderinger og havesalg samt ansvaret for øvrige byggesager. Vurderingerne foretages i samarbejde med Jørgen Nielsen.

Kontakt til Nyborg Kommune, Kredsen og Kolonihaveforbundet:

Jens Piilgaard Nielsen overtager det primære ansvar for disse kontakter. Der kan dog sagtens være enkeltsager, hvor det er mere praktisk med et andet direkte kontakt-ansvar.

Hjemmeside, www. Elefanthoejen.dk :

Opdateringer af hjemmesiden og oplægning af nyt materiale varetages fremover af Søren Møller

Jørgen Nielsen:

Har hidtil været suppleant og indtræder som medlem af bestyrelsen

Præmiering af haver:

Hans Skovridder Jørgensen udpeges til at overtage området med at sørge for præmiering af haver, præmiefest og liste over tidligere præmierede haver.

 Øvrige:

Opgaverne er for nærværende fordelt blandt de allerede valgte medlemmer og suppleanter. Hvis der er andre, der ønsker at bidrage, må man endelig sige til.

Bestyrelsen vil for nærværende IKKE påtage sig opgaven med at koordinere tømning af opsamlingstanke ved Rosilde Højgaard. Hvis der er nogen, der vil koordinere, må vedkommende meget gerne melde sig. Tidligere har der været koordinatorer for dette. Hvis disse stadig kan eller vil koordinere, må de meget gerne fortsætte.

Alternativt foreslås det, at det enkelte medlem ringer til Rosilde Højgaard og beder Rosilde tømme medlemmets tank næste gang Rosilde alligevel er i haveforeningen.

 

 

Med venlig hilsen

Jens Piilgaard Nielsen, formand

Nyborg 22. april 2018

 

 

PS

Arbejdsdag:

Fredag den 20. april kl 10.00 var der arbejdsdag i Elefanthøjen. Med 13 fremmødte på foreningens p-plads var der mulighed for at få ordnet de opgaver, der var listet.

  • Opfyldning af huller i vejene
  • Ordne vores p-plads
  • Rydde op i rabatter ved bom/indkørsel og såning af ”blomstereng” i den side, hvor udhængsskabet står (vi glæder os til at se resultatet)
  • Gen- placering af to sten ved indkørslen

På foreningens regning blev der indkøbt øl og vand samt afslutningsvis en sandwich. Tak til de arbejdsomme fremmødte.

__________________________________________________________________________________________

 

 

 

Referat fra Bestyrelsesmøde i Haveforeningen Elefanthøjen onsdag den 14.3.2018, Nyborg
Til stede: Torben, Hans, Søren, Jens
Afbud: Jørgen, Kirsten

Punkter:

Opfølgning på møde fra kommunen:
– levering af grus og andre materialer:
Vi er blevet lovet materiale til opfyldning af huller i vejene. Jens rykker for materiale. Vi beder kommunen placere det på haveforeningens parkeringsplads.
– oprensning af grøft:
Oprensning af grøften ud mod marken er ikke sket svarende til vores forventninger. Dialog herom med kommunen genoptages. Vi mener det er siderne der er skredet ned i grøften. Det er ikke haveaffald der er smidt i grøften. Siderne er skredet ud for haverne 5, 6, 7 og 65.
– udskiftning af stophaner:
Kommunen har givet tilsagn at det er deres ansvar at skifte defekte stophaner. Jørgen mangler fortsat svar fra enkelte haveejere, før vi kan afsende det fulde behov for udskiftning/reparation til kommunen.
Arbejdsdag:
Vi fastsætter fredag den 20. april som arbejdsdag. Vi starter kl. 10.00. Vi mødes på foreningen parkeringsplads. Der vil i forbindelse med arrangementet blive sørget for drikkevarer og vi forventer at slutte af med en ”bid brød”.
Opfyldning af huller i vejene
Ordne vores p-plads
Luge rabatter ved bom/indkørsel
Gen- placere to sten ved indkørslen
Andet
Vand, hvornår åbner vi:
Vi har endnu ikke hørt fra kommunen. Vi forventer at det sker når frosten er gået af jorden og Ko-græs lauget er klar til at sætte deres køer på græs. Jørgen forventes at få besked fra kommunen.

 

Tyverier, kan vi gøre noget for at forhindre dem:
Debatteret uden at der kom nogen forslag. Alle udtrykker deres ærgrelse over at haveforeningen skal udsættes for ”den slags drengestreger”.
Andet og mere:
Vurderingskursus den 21.4. Program fremsendt til vurderingsansvarlige der opfordres til at melde sig til kursusdagen.
Næste bestyrelsesmøde september eller oktober forud for generalforsamling 2018.

 

Referat ved Jens P N, formand, Nyborg den 20. marts 2018