Referat Bestyrelsesmøde onsdag d. 18. september 2019.

Referat

Bestyrelsesmøde onsdag d. 18. september 2019.

Deltagere: Jens Piilgaard, Berit Sønderskov, Torben Nielsen, Tove Bøgely, Jørgen Nielsen, Søren Møller og Marianne Buene.

Referat fra mødet 4. maj: Godkendt.

Præmiefest: Berit Sønderskov deltager evt. ud over medaljemodtagerne fra Elefanthøjen.Haverne 14 og 55 er indstillet til præmiering og er inviteret til præmiefest den 25. 10.

Vurderingsmænd: 2 personer, Michael Aagesen og Jens Findsen, er tilmeldt vurderingsuddannelse den 26.10.2019.

Møde med Nyborg kommune: Jens Piilgaard og Berit Sønderskov deltager.

Emnerne på mødet er bl.a.:

• Kloakering.
• Genforhandling af lejekontrakt for år 2020.

Vedtægtsændringer: Udsættes til næste møde 31.10.2019. Det er dog aftalt at vedtægtsændringer omkring annoncering af generalforsamling i Lokalavis rettes til annoncering på hjemmesiden.

Persondatalovgivning:Der udfærdiges dokument til underskrift ved samtlige haveejere, påført Navn, Adresse, E-mail adresse, Telefonnummer samt evt. bankoplysninger.

Samme oplysninger bliver viderebragt til Kolonihaveforbundet. Her er Kolonihaveforbundet dog Dataansvarlige. Underskrifterne indhentes i forbindelse med fremsendelse af næste opkrævning af årsbetalingen i januar 2020. Oplysningerne vil være i haveforeningens varetægt i 5 år efter salg af have. Man kan dog ved personlig henvendelse til enhver tid bede oplysningerne slettet, og såfremt dette ønske effektueres som aktiv haveejer, påhviler det til enhver tid den enkelte haveejer selv at holde styr på betaling af det årlige kontingent, indkaldelse til generalforsamling ect.

Internt salg af haver:Reglerne for salg af haver i haveforeningen Elefanthøjen reguleres fremadrettet med at eksisterende haveejere skal have fortrinsret til køb af have internt i haveforeningen Elefanthøjen forud for ventelisten.

Generalforsamling 9.11.2019:  

Valg af bestyrelsesmedlemmer på kommende generalforsamling er hhv.:

• Kassér Berit Sønderskov – ønsker genvalg.
• Bestyrelsesmedlem Torben Nielsen – ønsker ikke genvalg.
• Suppleant Søren Møller – ønsker genvalg.
• Suppleant Jørgen Nielsen – ønsker genvalg.

Søren Møller står for programmet og Jens Piilgaard placerer indkaldelsen i kasse ved bommen og sender dagsorden ud til medlemmerne.

Der er ingen indkomne forslag til afstemning på kommende generalforsamling, fra haveejerne.

Tilmeldingsfrist: 1.11.2019.

Kandidat til kredsbestyrelsen? Tove Bøgely overvejer at stille op (undersøger ved Solveig).

Nyt fra kasseren:

• Berit informerer om at vi har overskredet budgettet med ca. 20.000 kr. Overskridelsen skyldes bl.a. at vi går fra at betale bagud årligt for vort vandforbrug til forudbetaling kvartalsvis samt en stigning i mødeaktiviteter og havearbejdsdage samt et mindre salg af haver i 2019. Stigning i betalingen til Haveforbundet er også steget med 3.500 kr.Konklusionen er at vort årlige kontingent vil stige med ca. 10% i 2020. Stigningen er godkendt af bestyrelsen.
• Berit tager udfordringen omkring for sen betaling af årskontingentet op, idet næsten halvdelen af haveejerne ikke får betalt til tiden. Fremtidig vil der blive pålagt en rykkergebyr med 150 kr. ved for sen betaling.

Hjemmesiden:Søren Møller har bedt Line/administrator om at oprettet 2 ekstra faner på siden jf. formandens anmodning. Kommentarfeltet rettes samtidig, således at fremtidig viderebringes til en e-mail adresse.

Vurdering af haver: Torben Nielsen oplyser at haverne nr. 58 og 64 er sendt til vurdering af Kreds Vurderings Nævnet pga. ferie. Have nr. 42 ønsker også en vurdering og det aftales nærmere med haveejer om det evt. kan vente til Torben er retur fra ferie, og ellers må Kredsen også vurdere denne.

Eventuelt:

• Havearbejdsdagen: 14 fremmødte. Vi have en rigtig god dag og havegange blev påfyldt grus vor nødvendigt, huller i vejene og luget ukrudt på fællesarealerne. Ukrudt på selve havevejene skal den enkelte haveejer selv sørge for.
• Telefon/kørepenge til Suppleanter: Det indstilles på generalforsamlingen at også suppleanter ydes en godtgørelse med 1000 kr. pr. år.
• Skidtbrevsgebyr: Fremadrettet vil der blive pålagt et gebyr på 150 kr. ved udstedelse af skidtbrev. Fastsættelse af gebyr fremlægges på kommende generalforsamling jf. vore vedtægter.

 

Næste møde: 31.10.2019 kl. 18.30 hos Berit Sønderskov.