Generalforsamling i haveforeningen Elefanthøjen
lørdag den 9. november 2019 kl. 10.00 i
Nyborg Hallen
Halvej nr. 1

Der indkaldes hermed til ordinær generalforsamling i henhold til vedtægternes § 9

Dagsorden:

1. Valg af dirigent:
2. Valg af stemmetæller:
3. Formandens beretning:
4. Forslag fra bestyrelsen:
a Vedtægtsændringer
b Persondatalovgivningen
c Reviderede venteliste regler
d Honorar til suppleanter
e Gebyr for skidtbreve
5. Årsregnskab
6. Godkendelse af budget
7. Indkomne forslag
8. Valg til bestyrelse/revisorer/suppleanter:

a valg af kasserer (Berit Sønderskov) modtager genvalg
b valg af 1 bestyrelsesmedlem (Torben )
c valg af 2 bestyrelsessuppleanter (for 1 år)
d valg af revisorer (for 2 år)
e valg af 2 revisorsuppleanter (for 1 år)

9. Eventuelt.

NB Tilmelding til generalforsamling (Af hensyn til servering af kaffe og rundstykker)

Tilmelding til Berit Sønderskov på mail: bils@mail.tele.dk / eller tlf. 24 45 64 52 senest 30. oktober 2019
_________________________________________________________

Bilag :

 

Bilag punkt 4 a: Vedtægtsændring.

På sidste års Generalforsamling blev det vedtaget at der ikke længere skulle være “stilletid” mellem klokken 12.00 til 14.00

Vedtægtsændringen ser derefter således ud:

  • 6 stk. 6.2 – ligesom brug af motoriseret værktøj ikke må finde sted mellem kl. 12.00 og kl. 14.00 på alle ugen dage i perioden fra 1. maj til 1. oktober.

Ændres til:  – Ved brug af motoriseret, støjende værktøj vises der hensyn til andre haveejere i videst mulig omfang.

 

Efter at have gennemgået vores vedtægter kan vi konstatere at der er nogle ordstillinger og sætninger som trænger til et mere nutidigt sprog samt en generel opdatering. Dette vil vi gerne i bestyrelsen arbejde videre med så vi ved næste års Generalforsamling kan få vedtægterne godkendt i den nyere form.

Men allerede ved dette års Generalforsamling ønsker vi en vedtægtsændring af § 9

stk. 9.3 – indkaldes ved annoncering i lokalt udbredt blad samt på foreningens opslagstavle…

Ændres til: – indkaldes skriftlig via de elektroniske medier til alle foreningens medlemmer samt på foreningens opslagstavle…

——————————————————————————-

Bilag punkt 4 b: Persondatalovgivning:

 

Der udfærdiges dokument til underskrift ved samtlige haveejere, påført Navn, Adresse, E-mail adresse, Telefonnummer samt evt. bankoplysninger.

Samme oplysninger bliver viderebragt til Kolonihaveforbundet. Her er Kolonihaveforbundet dog Dataansvarlige. Underskrifterne indhentes i forbindelse med fremsendelse af næste opkrævning af årsbetalingen i januar 2020. Oplysningerne vil være i haveforeningens varetægt i 5 år efter salg af have. Man kan dog ved personlig henvendelse til enhver tid bede oplysningerne slettet, og såfremt dette ønske effektueres som aktiv haveejer, påhviler det til enhver tid den enkelte haveejer selv at holde styr på betaling af det årlige kontingent, indkaldelse til generalforsamling ect.

———————————————————————————-

 

Bilag punkt 4 c: Reviderede venteliste regler

 

Elefanthøjen fører en venteliste over personer der er interesserede i at leje en have, og som ikke i forvejen lejer en have i Elefanthøjen.

Ventelisten opstår når der er behov herfor, dvs. når der ikke er ledige haver og når der samtidigt sker henvendelser med ønske om at leje en have.

Haveforeningen er forpligtet til at føre en venteliste, jf. lejekontrakt mellem Elefanthøjen og kommunen

Ventelisten føres af bestyrelsen.

Personer på ventelisten skal give sig til kende med navn, bopæl, telefonnummer og e-mail adresse. Der skal betales et gebyr på som pr. 1.1.2020 er 100 kr. i forbindelse med tilmeldingen. Gebyret refunderes ikke.

I erkendelsen af at økonomisk formåen er forskellig, inddeles ventelisten i nedenstående kategorier, hvortil man tilmelder sig én kategori efter ønske. Kategorierne er inddelt efter en haves vurdering. Når man har valgt en kategori, er ventelistens almindelige regler gældende.

Kategori 1: Op til 75.000 kr.

Kategori 2: Op til 150.000 kr.

Kategori 3: Uden maksimum.

Bliver en have ledig tilbydes den 1. person på ventelisten,der er skrevet op i den pågældende kategori. Tilbuddet er under forudsætning af haveforeningen almindelige bestemmelser. Tilbuddet om overtagelse af en have sker via samtidig SMS og e-mail.

Den opskrevne har 48 timer til at acceptere eller afvise tilbuddet. Såfremt bestyrelsen ikke har hørt tilbage inden fristens udløb, tilbydes haven til næste person på liste efter samme regler og så fremdeles.

En person der har fået tilbudt en have 2 gange og ikke accepteret et tilbud slettes af ventelisten, menkan genoptages som ”ny” person på listen, og der betales fornyet indmeldelsesgebyr.

Ventelisten opdateres 1 gang årligt. I løbet af januar måned skal en person på ventelisten tilkendegive at vedkommende fortsat er interesseret i at være aktiv på ventelisten.

Tilkendegivelsen skal ske senest den 31.1. og sker ved at der indbetales et op-noterings gebyr som pr. 1.1.2020 er 100 kr. per år. Foreningens kasserer udsender opkrævning forud herfor.

Foretages indbetalingen ikke indenfor den fastsatte tidsfrist, slettes vedkommende af listen.

Skulle en lejer dø eller fraflytte, har dennes ægtefælle/samlever hhv. slægtninge i op og ned stigende linje, forud for ventelisten, ret til at overtage lejemålet under forudsætning af at bestyrelsen kan godkende vedkommende.

Eksisterende havelejere har ret til at bytte haver, dvs. sælge og købe hinandens haver forud for ventelisten, iagttagende vurderingsregler og almindelig godkendelse.

Med indmeldelse på ventelisten og den fortsatte notering på venteliste, er det en betingelse, at der gives samtidigt accept af, at Elefanthøjen opbevarer data, herunder navn, adresse, telefon nr., mail-adresse og eventuelle bankoplysninger.

 

Ved indmeldelse udleveres ventelisteregler og der kvitteres herfor og gives accept af ovenstående:

Navn

 

 

 
Adresse

 

 

 
Telefon

 

 

 
Mail

 

 

 
Valgt kategori

 

 

 

 

 

 

Underskrift

 

Bestyrelsen Elefanthøjen

 

Nyborg september 2019

 

——————————————————————— 

 Bilag punkt 4 d: Honorar til suppleanter

 

Bestyrelsens forslag:

 

Til bestyrelsessuppleanter ydes et beløb på 1000 kr. årligt til dækning af telefonomkostninger, kontorhold ol.

 ———————————————— 

Bilag punkt 4 e:

 Gebyr for skidtbreve

Bestyrelsens forslag:

Der indføres et gebyr 150 kr. i forbindelse med udsendelse af påmindelse (skidtbrev) vedr. manglende vedligeholdelse af have.

 —————————————-

 

Bilag punkt 5: Driftregnskab fra den 1. August 2018 til den 31 juli 2019  
Indtægter Budget Regnskab Budget
2019+20 1/8.18 31/7 19 2018+19
Haveleje 74300,00 74276,20 74300
Forening ( Elefanthøjen ) 22500,00 18000,00 18000
Forbundet 23775,00 20250,00 21000
Kredsen 4500,00 4875,00 4875
Vand 30000,00 22500,00 22500
Renter 0,00 0
Gebyr 0,00 0
Salg af haver 1200,00 600,00 2100
Salg af vand 500,00 588,15 1500
Diverse salg af bitz 1200,00 1.600,00 1200  
Total 157975,00 142689,35 145475
         
Balance 157975,00 142689,35 145475  
Udgifter Budget Regnskab Budget
2019+20 1/818 31/7.19 2018+19
Haveleje 2019 70000,00 69.629,20 69000,00
Forbundet 23775,00 23.775,00 21000,00
Kredsen 4500,00 4.500,00 5000,00
vand 30000,00 38.452,83 22500,00
Kontorartikler / telefon 10000,00 10.517,00 10000,00
Møder / Generalforsaml. 12000,00 11.104,34 7000,00
Diverse / Omk. 1.354,25 1000,00
El til bom 1000,00 793,60 1000,00
Gebyr / forsikring 2000,00 1.935,00 2000,00
Total 153275,00 162.061,22 138500,00
Underskud 4700,00 -19.371,87 6975,00
       
Balance 157975,00 142689,35 145475,00
 
 
Statusopgørelse pr, 31. Juli 2019  
 
Aktiver: Passiver:  
Bankbeholdnig  ultimo 99.361,18 Bankbeholdning  Primo 118.733,05  
Underskud -19.371,87  
Balance   99.361,18     Balance   99.361,18