Referat fra Haveforeningen Elefanthøjens Generalforsamling

Lørdag d. 9.11.2019 i Nyborg Hallen.

  1. Valg af dirigent:
    Bestyrelsesmedlem Søren Møller blev valgt.

Søren kunne samtidig konstatere at generalforsamlingen var
lovligt indkaldt.

2. Valg af stemmetæller:
Per Thorgaard og Jens Finnsen blev valgte stemmetællere.

 

3. Formandens beretning.
Formand Jens orienterer om de forskellige punkter.

Bom: Jens orienterede om at bommen stadig skal forblive ulåst så længe der arbejdes på idrætsanlægget/svømmehallen. Der henstilles til idrætsforeningen om at meddelelse deres medlemmer om at kørsel i haveforeningen er forbudt for uvedkommende.
Input fra haveejer i nr. 62 (Erling) om at der var sat spyd i bom ved tennisbanerne.

Havesalg: Kun 2 haver er solgt i 2019 og begge efter de ny ventelisteregler herom. Vi har p.t. en venteliste på 15 interesserede, hvilket selvfølgelig medfører øget ventetid for køb af have i Elefanthøjen.

Spildtanke: Alle afløb fra de enkelte haver skal være tilsluttet de nedgravede tanke, ellers er disse ulovlige. Vi har p.t. ønske fra en haveejer om salg, men med nedgravet ulovlig tank. Det undersøges hos hhv. kommune og kolonihaveforbundet for deres bemærkninger hertil, omkring spildtanke og videresalg af haver med ulovlige installationer. Formanden orienterer om at bestyrelsen ikke ønsker at formidle dette salg før spildtanken er lovliggjort. Det forholder sig faktisk således at vor haveforening kan komme til at hæfte økonomisk for lovliggørelse af salg, med ulovlige spildvandstanke. Formanden henstiller øvrige haveejere der måtte have ulovlige tanke nedgravet, om at få dem lovliggjort.

Spørgsmål fra haveejer omkring hvordan man finder ud af om ens spildtank er lovlig, besvaret med at der skal forefindes et dokument fra enten tidligere ejer eller såfremt man selv har etableret skal dette meddeles bestyrelsen med godkendte dokumenter.

Notering fra anden haveejer om at der intet dokument forelå ved hendes køb, besvaret med at det bliver undersøgt, idet salget/købet blev foretaget under nuværende tilsynsmænds fravær.

 

Spørgsmål omkring evt. Plan for kloakering, blev besvaret med at der ikke er planer herom. Det er vendt med kommunen. Der er ej heller krav om spildevandstank såfremt man intet spildevand har. Og såfremt man skulle overveje kloakering, vil der også pludselig blive opkrævning af afgifter.

Sivebrønde er ulovlige tilføjer endnu en haveejer.

Parkering i havegangene: Det går fint mht. parkering i havegangene, og formanden henstiller til at dette meget gerne må fortætte i fremtiden.

Skidtbreve: I år har vi sendt 1 skidtbrev af sted. Formanden fortalte om den uheldige situation der opstod ved modtagelsen, idet der nu opstod en ”shitstorm” af henvendelser fra modtager.

Præmiefest: Vi havde 2 præmiemodtagere i Elefanthøjen i år som blev præmieret med en flot glaskande. Der var i alt 4 indstillede. Formanden fortæller i øvrigt at når først man har vundet præmie er der en karensperiode på 5 år, før samme haveejer kan tilgå præmie igen.

Arbejdsdage: Vi har i 2019 haft 2 arbejdsdage i hhv. april og september måned. Der var på begge dage flot tilmelding. Og der blev indkøbt sandwichs og drikkelse til de deltagende.
Input fra haveejer i nr. 62 (Erling) der synes havearbejdsdagene er en rigtig god måde at lære de andre haveejere at kende på.

Lejekontrakt Nyborg kommune: Kun forlænget for 1 år pga. lokalplan ikke er vedtaget endnu og først bliver det når slotsrenovering/byggeri er færdigt..

4.Forslag  fra bestyrelsen.

Vedtægtsændringer.

Næstformand Tove B fremstiller bestyrelsens forslag til vedtægtsændringer:

Stilletid – Vedtaget på sidste års generalforsamling og vedtægterne rettes til.

Indkaldelse til generalforsamling – Pgf. 2 stk. 9 omhandlende redaktionelle ændringer omfatter måden vi indkalder til generalforsamling, og fremadrettet indkaldes der via vor hjemmeside og via mail til medlemmerne af Haveforeningen Elefanthøjen. Forslag godkendt.

Ventelisteregler – Formanden orienterede om ønske om vedtægtsændringer der går på at fremadrettet skal alle eksisterende haveejere have besked omkring salg af have forud for ventelisten og mulighed for køb. Er der flere der er interesserede vil salget tilgå via lodtrækning. Der ønskes også indført et ventelistegebyr for de udefra opnoterede på 100 kr. pr. år, samt et oprettelsesgebyr ligeledes på 100 kr. for administration af ventelisten. Forslaget blev godkendt.

Spørgsmål fra haveejer omkring muligheden for salg af ens have til slægtning der ikke er bosat i kommunen blev afvist. Det er besluttet af Østfynkredsen, at der ikke kan sælges til borgere der ikke er bosat i den enkelte kommunen haven er beliggende i. Det er samtidig opført i vore vedtægter at overdragelse til slægtningen kun kan lade sig gøre i enten nedad eller opadgående retning.

Bestyrelseshonorar suppleanter– Forslag fra bestyrelsen om at bestyrelsessuppleanter får udbetalt 1.000 kr. årligt blev godkendt.

Gebyr for skidtbreve – Forslag om et gebyr på 150 kr. for udsendelse af skidtbrev blev godkendt.

GDPR – Persondataloven: Sekretær Marianne Buene informerede omkring indhentning af tilsagn om at vi i bestyrelsen har personlige data liggende til brug for fremsendelse af bl.a. indkaldelse til generalforsamling og opkrævning af kontingent/haveleje. Dette tilsagn fremsendes i begyndelse af 2020. Såfremt man ikke ønsker at bestyrelsen har den enkelte haveejers data liggende, er det op til den enkelte selv at holde sig orienteret bl.a. omkring indkaldelse til generalforsamlinger via vor hjemmeside samt selv at sørge for at orientere sig hos vor kassér omkring indbetaling af årlig kontingent/haveleje, og således selv sikre rettidig indbetaling.

5. Årsregnskabet: fremlagt af kassér Berit Søndergaard og godkendt.

Vandudgiften for indeværende regnskab blev konkretiseret idet Nyborg kommune har ændret deres opkrævning fra årlig bagud betaling til kvartalsvis bagud betaling, hvilket selvfølgelig medfører en øget udgift for det indeværende regnskabsår.

6. Budget: fremlagt af kassér Berit Søndergaard og godkendt.

Berit forslår at vi hæver kontingentet med 300 kr. til hver haveejer, hvilket blev godkendt.

7. Indkomne forslag: Der er ingen forslag til generalforsamlingen modtaget.

8. Valg af bestyrelsesmedlemmer, revisorer og bestyrelsessuppleanter.

Valg af kassér for 2 år – Berit Sønderskov genvalgt.

Valg af bestyrelsesmedlem for 2 år – Torben genvalgt.

Valg af 2 bestyrelsessuppleanter for 1 år – Både Søren Møller og Jørgen N genvalgt.

Valg af 2 revisorsuppleanter for 1 år – genvalgt.

9. Eventuelt

Havernes vedligeholdelsesstand – Der henstilles at man sørger for at vedligeholde sine haver.

Overfladevand – Stigende problem og der er en tvist omkring ansvar for dræn, som p.t. diskuteres med Nyborg kommune. Formanden har rykket for svar op til generalforsamlingen, men har desværre intet nyt. Problematikken blev drøftet flittigt og de forskellige udfordringer vendt i forsamlingen, ligeså en haveejers forslag om at få renset afløb, da afløbet var fyldt med sand i deres have.

Ind og udkørsel af Elefanthøjen v. bom – Ny haveejer fortæller om oplevelse omkring indkørsel med trailer og efterlyser regelsættet herom. Formanden kvitterer om reglerne (indadgående kørsel har fortrinsretten).

Stophaners placering – Haveejer efterlyser fortegnelse over stophaners placering. Bestyrelsesmedlem Torben oplyser at der arbejdes på en oversigt, da den ikke i forvejen eksisterer.